Die Legal Monitoring-Funktion (Überwachung von Gesetzesänderungen) von Lexaris kann als zentrales Element eines Compliance-Management-Systems (CMS) dienen: Sie unterstützt Verwaltungsrat, Compliance-Funktion und Rechtsabteilung dabei, Änderungen im Rechtsrahmen systematisch zu identifizieren, zu dokumentieren und in Massnahmen zu überführen. Richtig eingesetzt, liefert Lexaris zudem ISO- und revisionstaugliche Nachweise, dass das Unternehmen seine Pflicht zur laufenden Überwachung rechtlicher und regulatorischer Anforderungen wahrnimmt.

Beitrag zur Legal-Compliance-Pflicht

• Mitglieder des Verwaltungsrats (VR) müssen die Organisation und Überwachung des Unternehmens so ausgestalten, dass wesentliche rechtliche Risiken erkannt und gesteuert werden.
• Ein strukturiertes Legal-Monitoring (Überwachung von Gesetzesänderungen) wird in modernen Compliance-Modellen ausdrücklich als Kernprozess genannt (Identifikation, Implementierung, Überwachung, Aktualisierung).
• Lexaris deckt gezielt den Schritt «Monitoring/Aktualisierung» ab und kann als formalisierter Prozessbaustein in das unternehmensweite Compliance-Management-System integriert werden.

Konkrete Anwendungsfälle im Schweizer Unternehmen – Verwaltungsrat (VR) und Geschäftsleitung (GL)

• Ein Lexaris-Dashboard mit Monitoring-Aufträgen für zentrale Rechtsnormen (z. B. Obligationenrecht (OR), revidiertes Datenschutzgesetz (revDSG), Arbeitsrecht, Steuerrecht, branchenspezifische Regulierung) ermöglicht periodische Berichterstattung an VR und GL.
• Unternehmen können gegenüber Revisionsstelle oder Aufsichtsbehörde (z. B. Eidgenössische Finanzmarktaufsicht – FINMA) nachweisen, dass Rechtsänderungen systematisch verfolgt und bewertet werden.

Compliance-Funktion, Rechtsabteilung und Risikomanagement

• In Lexaris lassen sich themenbasierte Monitoring-Mandate konfigurieren (z. B. «Umwelt-, Sozial- und Governance-Regulierung (ESG) und nichtfinanzielle Berichterstattung», «Geldwäschereibekämpfung (Anti-Money Laundering – AML) und wirtschaftlich Berechtigte», «Datenschutz und Informationssicherheit»).
• Neue oder geänderte Normen werden erkannt und können automatisiert an verantwortliche Personen (Owner) mit Fristen und Status (Analyse, Umsetzung, abgeschlossen) zugewiesen werden.

Dokumentation und Audit-Trail als Beweisfunktion

• Regulierungs-Technologie (Regulatory Technology – RegTech) wird zunehmend wegen ihrer Dokumentations- und Nachweisfunktion in Compliance-Systemen eingesetzt. Lexaris kann dabei insbesondere Folgendes abbilden:
• Protokoll (Log), wann welcher Monitoring-Auftrag erstellt oder geändert wurde und welche Rechtsquellen (z. B. Artikel im Obligationenrecht) er umfasst.
• Zeitstempel, wann Änderungen erkannt wurden und welche Nutzer in Lexaris benachrichtigt wurden.
• Verknüpfung von Rechtsänderungen mit internen Massnahmen (z. B. Aktualisierung einer Richtlinie, Durchführung einer Schulung, Anpassung eines Prozesses), sodass ein durchgängiger «Change-to-Action-Trail» entsteht.

Damit kann ein Unternehmen gegenüber Revisionsstellen, Aufsichtsbehörden oder Gerichten aufzeigen, dass es Rechtsänderungen nicht zufällig, sondern strukturiert überwacht und verarbeitet.

Integration in Internes Kontrollsystem und Compliance-Prozesse

• In Modellen für Legal-Compliance wird ein End-to-End-Prozess empfohlen: Rechtsquelle → Monitoring → Impact-Analyse (Auswirkungsanalyse) → Umsetzung → Kontrolle.
• Lexaris bildet das «Front-End» dieses Prozesses und sollte idealerweise mit dem Risikoregister (welche Norm ist kritisch vs. nachrangig), dem Internen Kontrollsystem (IKS) und den dort definierten Kontrollen sowie der Policy- und Prozessbibliothek verknüpft werden.
• So kann z. B. das IKS-Inventar direkt auf die jeweilige Gesetzesgrundlage verweisen, und Lexaris zeigt automatisch an, wenn sich diese Grundlage ändert und ein Review der entsprechenden Kontrolle notwendig wird.

Beitrag zu ISO-basierten Compliance-Systemen

Lexaris kann als zentraler Baustein in ISO-basierten Compliance-Systemen eingesetzt werden.

• ISO 37301 – Compliance Management Systems: Die Norm («Compliance management systems – Requirements with guidance for use») verlangt, dass Organisationen ihre Compliance-Verpflichtungen identifizieren, laufend überwachen, bewerten und dokumentieren. Lexaris kann hier als zentrales Werkzeug für das Monitoring dieser Verpflichtungen dienen, indem Monitoring-Aufträge für Gesetze und Verordnungen definiert und Änderungen mit Aufgaben, Verantwortlichen und Nachweisen verknüpft werden.
• ISO 31000 – Risk Management: Die Norm («Risk management – Guidelines») fordert einen strukturierten Prozess zur Identifikation, Bewertung, Behandlung und Überwachung von Risiken. Lexaris speist Rechts- und Compliance-Risiken über Monitoring-Aufträge in das Risikoregister ein und unterstützt so eine ISO-31000-konforme Dokumentation der Risikotreiber «Rechtsänderungen» und «Regulatory Change».
• ISO 9001 – Quality Management Systems: Die Norm verlangt, dass gesetzliche und regulatorische Anforderungen identifiziert, dokumentiert und im Qualitätsmanagement berücksichtigt sowie aktuell gehalten werden. Lexaris kann diese Pflicht abdecken, indem relevante Rechtsgrundlagen (z. B. Produktsicherheits-, Haftungs- und Branchengesetze) überwacht und Normänderungen automatisiert an Prozess-Owner im Qualitätsmanagement verteilt werden.
• ISO/IEC 27001 – Information Security Management Systems (ISMS): Die Norm fordert die systematische Ermittlung und Überwachung rechtlicher Anforderungen zu Informationssicherheit, Cybersecurity und Datenschutz. Lexaris kann hier insbesondere schweizerische Datenschutz-, Fernmelde- und ggf. Finanzmarkt-IT-Vorschriften monitoren und die Ergebnisse direkt in das ISMS einspeisen (Legal-&-Regulatory-Section).
• ISO 14001 – Environmental Management Systems: Die Norm verlangt, dass das Unternehmen relevante Umweltrechtsvorschriften identifiziert, überwacht und deren Einhaltung sicherstellt. Lexaris kann ein Umwelt-/Umweltrecht-Monitoring für Schweizer Unternehmen abbilden (z. B. Umweltschutzgesetz, Gewässerschutz, Luftreinhalte- und Abfallrecht, kantonale Umweltvorschriften) und Änderungen mit Umweltzielen, Programmen und Kontrollen im Umweltmanagementsystem verknüpfen.
• ISO 45001 – Occupational Health and Safety Management Systems: Die Norm fordert, dass arbeitsrechtliche und arbeitssicherheitsrelevante Vorschriften identifiziert, überwacht und in das Arbeitssicherheits-Management integriert werden. Lexaris kann hierfür das Monitoring von Schweizer Arbeitsrecht, Verordnungen zur Unfallverhütung, Vorgaben der Suva und relevanten Branchenrichtlinien übernehmen und Änderungen mit Gefährdungsbeurteilungen, Schutzmassnahmen und Schulungen verknüpfen.
• ISO 37301 – Compliance Management Systems (Kernnorm für Compliance-Organisation und -Prozesse): Lexaris kann ein systematisches Compliance-Management-System unterstützen, indem Pflichten, Massnahmen, Risiken und Kontrollen strukturiert erfasst, Verantwortlichkeiten zugewiesen und die Wirksamkeit im Sinne des PDCA-Zyklus (Plan, Do, Check, Act) nachweisbar überwacht werden.
• ISO 31000 – Risk Management: Lexaris kann Rechtsänderungen als eigene Risikotreiber systematisch identifizieren, dokumentieren und mitteilen, sodass sie strukturiert in den Risikoidentifikations-, Bewertungs- und Überwachungsprozess nach ISO 31000 eingebettet werden können.
• ISO 9001 – Quality Management Systems: Lexaris kann den Nachweis aktueller gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen unterstützen, indem alle relevanten Rechtsquellen zentral erfasst, versioniert und den jeweiligen QM-Prozessen, Dokumenten und Verantwortlichen zugeordnet werden, sodass im Audit jederzeit klar erkennbar ist, welche Anforderungen gelten und wie sie operativ umgesetzt sind.
• ISO 37001 – Anti-Bribery Management Systems: Lexaris kann durch die systematische Überwachung von Korruptions-, Sanktions- und verwandten Strafnormen unterstützen, indem einschlägige Rechtsänderungen zentral erfasst, bewertet und den relevanten Richtlinien, Kontrollen, Geschäftspartner-Prüfungen (Third Party Due Diligence) und Freigabeprozessen zugeordnet werden, sodass das Anti-Korruptionsmanagement stets auf dem aktuellen rechtlichen Stand bleibt.