Organisationsreglement der SVA Aargau

* Änderungstabellen am Schluss des Erlasses Organisationsreglement der SVA Aargau Vom 23. August 2017 (Stand 1. September 2017) Die Verwaltungskommission der SVA Aargau, gestützt auf § 6 des Einführungsgesetzes zu den Bundesgesetzen über die Alters - und Hinterlassenenversicherung und die Invalidenv ersicherung (EG AHVG/IVG) vom 15. März 1994 1) , unter Berücksichtigung der Richtlinien zur Public Corporate Governance (PCG - Richtlinien) des Kantons Aargau vom 18. September 2013, beschliesst:

1. Allgemeine Bestimmungen

§ 1 Grundlagen

1 Die SVA Aargau ist eine selbständige Anstalt des öffentlichen Rechts. Ihre G e- schäfte werden nach Massgabe des EG AHVG/IVG, der PCG -Richtlinien und dieses Organisationsreglements geführt. Wo kantonale oder bundesrechtliche Spezialgeset- ze keine spezifischen Regelungen vorsehen, entfalten die Regelungen des Schweize- rischen Obligationenrechts Wirkung.

2 Das Organisationsreglement regelt die Konstituierung, Beschlussfassung sowie die Aufgaben und Kompetenzen der beiden Organe Verwaltungskommission und Dire k- tor/Direktorin. Es rege lt ausserdem die Konstituierung, Beschlussfassung sowie die Aufgaben und Kompetenzen der Geschäftsleitung als faktisches Organ der SVA Aargau.

3 Die Verwaltungskommission kann nach Massgabe dieses Reglements einen Teil ihrer Aufgaben und Kompetenzen vollum fänglich oder teilweise an einzelne Mi t- glieder oder an die Geschäftsleitung übertragen, soweit nicht das Gesetz etwas and e- res vorsieht.

1) SAR 831.100

2. Die Verwaltungskommission

§ 2 Wahl und Konstituierung

1 Die Verwaltungskommission besteht aus fünf bis sieben Mitgli edern. Der Regi e- rungsrat wählt die Präsidentin oder den Präsidenten und die übrigen Mitglieder für eine Amtsdauer von einem Jahr (§§ 5 und 7 EG AHVG/IVG).

2 Sie konstituiert sich selbst.

§ 3 Aufgaben und Befugnisse

1 Der Verwaltungskommission kommen namen tlich folgende unübertragbare und unentziehbare Aufgaben zu (§ 6 EG AHVG/IVG): a) die Wahl der Vizepräsidentin oder des Vizepräsidenten und der Sekretärin oder des Sekretärs, b) die Oberleitung und Überwachung der Geschäftsführung, c) der Erlass des Organi sationsreglements, d) der Erlass eines vom Regierungsrat zu genehmigenden Personalreglements, e) die Wahl der Revisionsstelle und die Arbeitgeberkontrolle, f) die Festsetzung der Verwaltungskostenbeiträge und der Vergütungen an die Gemeinden, g) die Verabs chiedung der Jahresrechnung und des Jahresberichts.

2 Sie delegiert im Übrigen die Geschäftsführung vollumfänglich an die Geschäftsle i- tung, soweit nicht das Gesetz oder dieses Reglement etwas anderes vorsehen. Die Oberleitung und Überwachung der Geschäftsf ührung durch die Verwaltungsko m- mission gemäss § 3 Abs. 1 lit. b umfasst insbesondere a) die Verabschiedung der Unternehmensstrategie und der Jahresziele, b) die Finanzplanung sowie die Genehmigung und Einhaltung des Budgets, c) die Verantwortung für ein angemessenes Risikomanagement und ein internes Kontrollsystem, d) das Festlegen der Anlagestrategie und der Erlass eines Anlagereglements, e) die Genehmigung der Bereiche, f) die Wahl und Abberufung der Direktorin oder des Direktors, g) die Genehmigung der E rnennung und Abberufung der Mitglieder der G e- schäftsleitung auf Antrag der Direktorin oder des Direktors, h) der Erlass eines vom Regierungsrat zu genehmigenden Vergütungsreglements für die Verwaltungskommission und die Geschäftsleitung, i) die Genehmigung der Übernahme weiterer Aufgaben durch die SVA Aargau, des Kaufs oder Verkaufs von Beteiligungen oder Unternehmensteilen sowie der Gründung von Tochtergesellschaften, j) die Behandlung von Aufsichtsbeschwerden gegen die SVA Aargau und deren Geschäftsleitun g, k) die Sicherstellung eines direkten Zugangs zur Vizepräsidentin beziehungswe i- se zum Vizepräsidenten der Verwaltungskommission für Hinweisgeber von Unregelmässigkeiten, Korruption oder Gesetzesverletzungen.

3 Die Verwaltungskommission kann zur Erfüllung ihrer Aufgaben Dritte beiziehen.

§ 4 Sitzungen

1 Die Präsidentin oder der Präsident führt den Vorsitz.

2 Die oder der Vorsitzende kann in begründeten Fällen die telefonische Teilnahme an einer Sitzung (Konferenzgespräch) oder mittels eines ähnlichen Komm unikat i- onsmittels erlauben. Eine solche Teilnahme ist der physischen Anwesenheit des betreffenden Mitglieds an der Sitzung gleichgestellt.

3 Die Direktorin oder der Direktor nimmt mit beratender Stimme und dem Recht auf Antragstellung an den Sitzungen teil (§ 8 EG AHVG/IVG). Sie oder er kann sich im Verhinderungsfall durch ein Mitglied der Geschäftsleitung vertreten lassen.

4 Die weiteren Mitglieder der Geschäftsleitung können in Abstimmung mit der Ve r- waltungskommission oder der oder dem CEO mit beratender Stimme an den Sitzu n- gen teilnehmen.

5 Die oder der Vorsitzende kann Fachpersonen zu den Sitzungen einladen. Diese können fachliche Stellungnahmen abgeben und Fragen der Verwaltungskommission beantworten.

§ 5 Einberufung

1 Die Verwaltungskommission tagt so oft es die Geschäfte erfordern, mindestens aber vier Mal jährlich.

2 Die Einberufung erfolgt durch die Präsidentin oder den Präsidenten oder im Ve r- hinderungsfall durch die Vizepräsidentin oder den Vizepräsidenten oder ein anderes Mitglied der Verwaltungsk ommission mindestens sieben Tage vor dem Sitzungstag unter Bekanntgabe der Traktanden und durch Zustellung aller für die Beschlussfa s- sung relevanten schriftlichen Unterlagen.

3 Jedes Mitglied der Verwaltungskommission kann unter Angabe der Gründe die unver zügliche Einberufung einer Sitzung verlangen.

4 Werden Verhandlungsthemen später bekannt gegeben oder Unterlagen später z u- gestellt, können Beschlüsse nur im Einverständnis aller Mitglieder gefasst werden.

§ 6 Beschlussfassung

1 Die Verwaltungskommission ist beschlussfähig, wenn die Mehrheit ihrer Mitglie- der anwesend ist. Sie beschliesst mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen.

2 Bei Stimmengleichheit hat die oder der Vorsitzende den Stichentscheid.

3 Zirkularbeschlüsse sind zulässig, wenn nicht die Art de s Geschäfts eine Sitzung erfordert. Ein Zirkularbeschluss kommt zustande, wenn kein Mitglied eine Sitzung verlangt.

4 Die Abstimmungen und Wahlen erfolgen offen.

§ 7 Protokoll

1 Über die Verhandlungen und Beschlüsse der Verwaltungskommission wird ein Prot okoll geführt.

2 Bei Abwesenheit der Protokollführerin oder des Protokollführers bestimmt die oder der Vorsitzende eine Stellvertretung.

3 Stellungnahmen einzelner Mitglieder sind auf deren Wunsch in das Protokoll auf- zunehmen.

§ 8 Sorgfalts - und Treuepfli cht

1 Die Mitglieder der Verwaltungskommission erfüllen ihre Aufgaben im Rahmen des geltenden Rechts mit aller Sorgfalt und wahren die Interessen der SVA Aargau und des Kantons als Trägerin beziehungsweise Träger in guten Treuen.

2 Die Mitglieder und die P rotokollführerin oder der Protokollführer sind über alle Angelegenheiten zur Verschwiegenheit verpflichtet.

3 Verträge zwischen der SVA Aargau und einem Mitglied der Verwaltungskommi s- sion müssen schriftlich abgeschlossen werden und sind von der Verwaltungs ko m- mission zu genehmigen.

4 Die Mitglieder der Verwaltungskommission haben bei Amtsende sämtliche im Zusammenhang mit der SVA Aargau stehenden Akten zurückzugeben oder deren Vernichtung zu bestätigen.

§ 9 Auskunfts - und Einsichtsrechte

1 Jedes Mitglied ka nn Auskunft über alle Angelegenheiten der SVA Aargau verla n- gen.

2 In den Sitzungen sind alle Mitglieder der Verwaltungskommission und der G e- schäftsleitung zur Auskunft verpflichtet.

3 Ausserhalb der Sitzungen kann jedes Mitglied von den mit der Geschäftsführung betrauten Personen Auskunft über den Geschäftsgang und, mit Ermächtigung der Präsidentin oder des Präsidenten, auch über einzelne Geschäfte Auskunft verlangen.

4 Soweit es für die Erfüllung einer Aufgabe erforderlich ist, kann jedes Mitglied der Präs identin oder dem Präsidenten beantragen, dass ihm Bücher und Akten vorgelegt werden. Weist die Präsidentin oder der Präsident ein Gesuch auf Auskunft, Anhö- rung oder Einsichtnahme ab, so entscheidet die Verwaltungskommission.

5 Regelungen oder Beschlüsse de r Verwaltungskommission, die das Recht auf Au s- kunft und Einsichtnahme der Mitglieder der Verwaltungskommission erweitern, bleiben vorbehalten.

§ 10 Die Präsidentin oder der Präsident

1 Der Präsidentin oder dem Präsidenten der Verwaltungskommission stehen folge n- de Aufgaben und Kompetenzen zu: a) Vorbereitung aller Geschäfte der Verwaltungskommission, b) Leitung der Sitzung der Verwaltungskommission, c) Wahrnehmung der Entscheidungs - und Überwachungsaufgaben, die ihr oder ihm von der Verwaltungskommission zugewiesen sind, d) Vorbereitung der Wahlgeschäfte Erneuerung der Verwaltungskommission sowie Wahl der Direktorin oder des Direktors.

2 Die Präsidentin oder der Präsident wird im Verhinderungsfall durch die Vizepräs i- dentin oder den Vizepräsidenten oder durch ein anderes Mitglied der Verwaltung s- kommission vertreten.

§ 11 Ausschüsse

1 Die Verwaltungskommission führt mindestens die in den PCG -Richtlinien vorg e- sehenen Ausschüsse. Sie kann zur Vorbereitung ihrer Geschäfte weitere Ausschüsse führen.

2 Den Ausschüs sen stehen Entscheidkompetenzen zu. Beschlüsse sind zu protokol- lieren und den Mitgliedern der Verwaltungskommission umgehend zur Kenntnis zu bringen und wenn notwendig an der nächsten Sitzung der Verwaltungskommission zu erwahren.

3 Die Präsidentin oder de r Präsident kann in einem oder mehreren Ausschüssen Ei n- sitz nehmen, nicht aber einen Vorsitz übernehmen. Das zuständige Mitglied der Geschäftsleitung nimmt an den Sitzungen der Ausschüsse teil.

4 Die Ausschüsse können nach Rücksprache mit der Geschäftsleit ung interne und externe Fachpersonen zu Sitzungen einladen.

3. Geschäftsleitung

§ 12 Vorsitz

1 Die Direktorin oder der Direktor leitet die SVA Aargau als Vorsitzende bezi e- hungsweise Vorsitzender der Geschäftsleitung (CEO).

2 Die oder der CEO a) beaufsicht igt die Aufgabenerfüllung der Mitglieder der Geschäftsleitung und verantwortet die Zielvereinbarungen und die jährliche Beurteilung auf Basis der Unternehmensziele, b) nimmt gegenüber den Bundesbehörden die Rechte und Pflichten der Leiterin oder des Leiter s der Ausgleichskasse und der IV -Stelle wahr. Sie oder er kann diese Aufgaben an ein Mitglied der Geschäftsleitung delegieren, c) bezeichnet eine Stellvertreterin oder einen Stellvertreter, d) kann eine erweiterte Geschäftsleitung bilden.

§ 13 Zusammenset zung und Wahl

1 Die oder der CEO bildet zusammen mit den Bereichsleitenden die Geschäftslei- tung. Die Geschäftsleitung besteht aus fünf Mitgliedern.

2 Die Verwaltungskommission wählt die oder den Vorsitzenden der Geschäftsle i- tung und genehmigt auf ihren Ant rag die Wahl der übrigen Mitglieder der G e- schäftsleitung.

3 Die oder der CEO hat den Vorsitz und trifft, falls sich die Geschäftsleitung nicht einig ist, den Endentscheid.

§ 14 Aufgaben und Kompetenzen

1 Die Geschäftsleitung a) ist im Rahmen der gesetzlichen und reglementarischen Bestimmungen für die Geschäfte der SVA Aargau verantwortlich, b) bereitet die Geschäfte zuhanden der Verwaltungskommission vor, c) stellt ein wirksames Risikomanagement (inklusive IKS) sicher, d) legt die Detailorganisation fest, e) erlässt die für eine geordnete Geschäftsführung notwendigen Weisungen, f) regelt die Stellvertretung innerhalb der Geschäftsleitung, g) erfüllt alle weiteren Aufgaben, die keinem Organ zugeordnet sind. Im Zwei- felsfall stimmt sich die oder der CEO mit de r Präsidentin beziehungsweise

§ 15 Berichterstattung an die Verwaltungskommission

1 Die Geschäftsleitung erstattet der Verwaltungskommission regelmässig, namen t- lich an jeder Verwaltungskommissions -Sitzung, Ber icht über den Geschäftsgang sowie die wichtigen Geschäfte und die getroffenen Massnahmen. Im Weiteren b e- richtet sie über die Ausführung der von der Verwaltungskommission gefassten B e- schlüsse. Wesentliche Ereignisse, die dringendes Handeln erfordern, sind den Mi t- gliedern der Verwaltungskommission in geeigneter Weise unverzüglich zur Kenn t- nis zu bringen.

§ 16 Geschäftsbereiche

1 Die SVA Aargau ist in Geschäftsbereiche gegliedert, die je von einem Geschäft s- leitungsmitglied geführt werden.

2 Die Bereichsleitun gen sind für die Führung ihres Aufgabenbereichs verantwortlich und stellen die Erreichung der Geschäftsziele in ihrem Bereich sicher.

§ 17 Sitzungen der Geschäftsleitung

1 Die Sitzungen der Geschäftsleitung werden durch die oder den CEO oder durch die Meh rheit der Geschäftsleitungsmitglieder einberufen. Sie finden in einer der G e- schäftstätigkeit angemessenen Regelmässigkeit statt.

2 Die Mitglieder der Geschäftsleitung haben das Recht, Geschäfte traktandieren zu lassen.

3 Über die Beschlüsse der Geschäftsleitung wird ein Protokoll geführt. Stellungna h- men einzelner Mitglieder sind auf deren Wunsch hin in das Protokoll aufzunehmen. Dieses wird den Mitgliedern zugestellt und an der folgenden Sitzung zur Genehm i- gung vorgelegt.

4. Übrige Bestimmungen

§ 18 Aussta nd

1 Alle Organe der Gesellschaft haben allfällige Interessenkonflikte, insbesondere Geschäfte, die sie selbst oder nahestehende natürliche oder juristische Personen betreffen, umgehend der Präsidentin oder dem Präsidenten offenzulegen. Die Ver- waltungskomm ission entscheidet, ob ein Ausstandgrund gegeben ist.

2 Im Falle eines Ausstandgrundes darf der beziehungsweise die Betroffene weder bei der Diskussion noch bei der Abstimmung anwesend sein. Interessenkonflikte sind dem Kanton mitzuteilen.

§ 19 Inkrafttre ten

1 Das Reglement tritt am 1. September 2017 in Kraft. Aarau, 23. August 2017 Präsidentin M EYERHANS S ARASIN Vizepräsident M ERZ Vom Regierungsrat des Kantons Aargau am 20. Dezember 2017 zur Kenntnis ge- nommen.