Verordnung über den Espace Gesundheit-Soziales

Verordnung über den Espace Gesundheit-Soziales vom 18.12.2018 (Fassung in Kraft getreten am 01.01.2019) Der Staatsrat des Kantons Freiburg gestützt auf Artikel 6 des Bundesgesetzes vom 13. März 1964 über die Arbeit in Industrie, Gewerbe und Handel; gestützt auf Artikel 4 des Gesetzes vom 17. Oktober 2001 über das Staatsper - sonal; gestützt auf Artikel 13 des Reglements vom 17. Dezember 2002 über das Staatspersonal; gestützt auf die Verordnung vom 14. Dezember 2015 über Mobbing, sexuelle Belästigung und zwischenmenschliche Probleme am Arbeitsplatz; gestützt auf den Beschluss vom 25. Februar 1992 über die Anstellung invali - der Personen; gestützt auf das Reglement vom 13. Dezember 1988 über den Sozialfonds; auf Antrag der Finanzdirektion, beschliesst:

1 Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Interventionsbereich

1 Der Staat Freiburg stellt seinem Personal eine Fachberatung namens «Es - pace Gesundheit-Soziales» (EGS) zur Verfügung.

2 Der EGS interveniert in folgenden Bereichen:

a) Beeinträchtigungen der körperlichen oder psychischen Gesundheit;

b) psychosoziale Risiken am Arbeitsplatz;

c) finanzielle Probleme;

d) persönliche Fragen (schwierige Lebensumstände).

3 Der EGS ist auch offizieller Ansprechpartner beim Amt für Personal und Organisation (POA) für:

a) Konflikte, Mobbing und sexuelle Belästigung;

b) Aktivitäten in Zusammenhang mit der beruflichen Wiedereingliederung von Personen mit gesundheitlicher Beeinträchtigung;

c) die Bearbeitung der Anträge und das Sekretariat des Sozialfonds für das Staatspersonal.

Art. 2 Massnahmen

1 Gemäss seinem Auftrag schlägt der EGS in seinem Interventionsbereich fol - gende Massnahmen vor und koordiniert sie:

a) Schutzmassnahmen zur Ursachenbekämpfung und Verhinderung von Problemen;

b) Massnahmen, um den Verlauf bei einem bestehenden Problem zu stop - pen, um dessen Folgen vorzubeugen und sie zu beschränken;

c) Massnahmen, die es den betroffenen Personen ermöglichen sollen, ihr ursprüngliches Leistungspotenzial wiederzuerlangen oder neues aufzu - bauen.

2 Organisation

Art. 3 Zuweisung

1 Der EGS ist eine Organisationseinheit des POA. Er ist bei der Auswahl und Durchführung der Dienstleistungen für Mitarbeitende mit Schwierigkeiten gegenüber seiner Hierarchie unabhängig.

2 Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Verordnung über Mobbing, se - xuelle Belästigung und zwischenmenschliche Probleme am Arbeitsplatz und des Reglements über den Sozialfonds.

3 Die Beraterinnen und Berater des EGS (Beraterinnen und Berater Gesund - heit-Soziales) sind bei ihren Interventionen weder an die Weisungen der An - stellungsbehörden noch des POA gebunden; allfällige Spezialgesetzgebungen bleiben vorbehalten.

4 Über die Umsetzung konkreter Massnahmen zur Anwendung gesetzlicher oder reglementarischer Bestimmungen über das Staatspersonal entscheidet die Anstellungsbehörde nach Stellungnahme des POA und im Einvernehmen mit der betroffenen Verwaltungseinheit.

Art. 4 Personal und andere Ressourcen

1 Die Beraterinnen und Berater Gesundheit-Soziales stützen sich zur Aus - übung ihrer Tätigkeit auf den Berufskodex der Föderation der Schweizer Psychologinnen und Psychologen und des Vereins AvenirSocial.

2 Die Qualität der Arbeit des EGS wird insbesondere durch Weiterbildung, Intervision und Supervision gewährleistet.

3 Der EGS greift grundsätzlich auf interne Ressourcen und Strukturen zurück. Bei Bedarf zieht er externe Partner hinzu oder verweist die betroffenen Per - sonen an sie.

3 Arbeitsprinzipien und Dienstleistungen

Art. 5 Zielpublikum

1 An den EGS können sich wenden:

a) die dem Gesetz über das Staatspersonal unterstellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Staates Freiburg, unabhängig von der Hierarchie - stufe;

b) die Bezügerinnen und Bezüger von Taggeldern aus dem Fonds für die Lohngarantie des Staates Freiburg.

2 Diese Verordnung gilt sinngemäss für die Mitglieder des Kantonsgerichts und des Staatsrats, für die Oberamtspersonen, die Lernenden sowie die Prak - tikantinnen und Praktikanten.

Art. 6 Inanspruchnahme des EGS

1 Alle zum Zielpublikum gehörenden Personen können sich direkt und ohne Rücksprache mit ihren Vorgesetzten an den EGS wenden.

2 Alle Vorgesetzten oder HR-Ansprechpersonen können sich an den EGS wenden, um sich bei der Betreuung von Mitarbeitenden mit Schwierigkeiten beraten zu lassen.

3 Die Beraterinnen und Berater Gesundheit-Soziales legen für jeden einzelnen Fall, den sie betreuen, ein Dossier an.

4 Die Inanspruchnahme des EGS ist freiwillig und kostenlos.

5 Der EGS kann eine Fallbetreuung ablehnen oder aussetzen, wenn der Fall seiner Ansicht nach nicht in seinen Interventionsbereich oder in seine Zustän - digkeit fällt oder wenn sein Interventionsrahmen nicht eingehalten wird.

6 Die Termine mit dem EGS können während der Arbeitszeit wahrgenommen und als Arbeitszeit angerechnet werden.

Art. 7 Vertraulichkeit

1 Die Vertraulichkeit sowohl des Vorgehens als auch der Inhalte wird gewährleistet.

2 Die mit den jeweiligen Dossiers betrauten Beraterinnen und Berater Ge - sundheit-Soziales können nichts ohne ausdrückliche Zustimmung der betrof - fenen Personen unternehmen. Die betroffenen Personen können ihre Zustim - mung auch jederzeit widerrufen.

3 Wenn eine gesetzliche Grundlage dies vorsieht, können unbedingt erforder - liche Daten ohne ausdrückliche Zustimmung der betroffenen Personen Drit - ten bekanntgegeben werden.

4 Der Staat stellt dem EGS von den anderen Verwaltungsbüros getrennte Räumlichkeiten zur Verfügung, damit die Diskretion gewährleistet ist.

Art. 8 Dienstleistungen

1 Der EGS bietet verschiedene Dienstleistungen und Interventionsformen bei der Begleitung von Personen mit Problemen an:

a) individuelle Betreuung;

b) Interventionen in Teams (Mediation, Krisenintervention), unter Vorbe - halt der Zustimmung der oder des direkten Vorgesetzten;

c) Beratung zur Führung von Personen mit Schwierigkeiten für Vorgesetz - te und HR-Ansprechpersonen;

d) Verweisen an Fachstellen und Koordination der Massnahmen mit ih - nen;

e) Prüfung und Bearbeitung der Anträge für Darlehen aus dem Sozial - fonds für das Staatspersonal;

f) Prüfung und Nachbearbeitung der Anstellungsanträge über das Budget für die berufliche Wiedereingliederung von Personen mit gesundheitli - cher Beeinträchtigung.

2 Der EGS entwickelt Kurse, Informationsveranstaltungen und Präventions - kampagnen zu Themen mit Bezug zu seinem Interventionsbereich und führt sie durch.

3 Der EGS darf nicht mit der Instruktion eines Verfahrens oder einer Admini - strativuntersuchung gemäss Personalgesetzgebung in einer Verwaltungsein - heit oder einer Anstalt beauftragt werden.

4 Der EGS darf in Verfahren nach der Personalgesetzgebung nicht zur Zeu - genaussage oder zur Teilnahme an Beurteilungsgesprächen und zu allfälligen Überprüfungen solcher Gespräche oder zu Anhörungen im Rahmen von Kün - digungsverfahren verpflichtet werden.

4 Schliessung der Dossiers, Beurteilung und Tätigkeitsbericht

Art. 9 Schliessung der Dossiers

1 Die vom EGS bearbeiteten Fälle gelten als abgeschlossen:

a) auf Antrag der betroffenen Person;

b) wenn eine betroffene Person sich nicht mehr beim EGS meldet (kein Follow-up);

c) wenn der Fall nicht in das Geschäftsfeld, die Zuständigkeit oder Ge - schäftsgrundsätze des EGS fällt;

d) bei Beendigung des Dienstverhältnisses, mit Ausnahme der Fälle nach

Artikel 5 dieser Verordnung oder wenn die Rückzahlung eines Darle -

hens aus dem Sozialfonds am Laufen ist;

e) wenn keine Taggelder aus dem Fonds für die Lohngarantie mehr ausge - zahlt werden.

Art. 10 Beurteilung der Massnahme

1 Nach Abschluss der Begleitung werden die betroffenen Personen und ihre Vorgesetzten, sofern sie in die Massnahme des EGS eingebunden waren, ge - beten, ein Beurteilungsformular auszufüllen. Diese Beurteilung ist freiwillig.

2 Das ausgefüllte Beurteilungsformular ist Bestandteil des Dossiers der betroffenen Person beim EGS.

3 Die anonymisierten Resultate dieser Beurteilungen werden zu statistischen Zwecken und zur laufenden Verbesserung des EGS verwendet.

Art. 11 Tätigkeitsbericht

1 Der EGS legt gegenüber dem Staatsrat jährlich Rechenschaft über seine Tä - tigkeit ab.

2 Die Informationen in den Tätigkeitsberichten werden anonymisiert, um die Vertraulichkeit der Daten gewährleisten zu können.

3 Die Bestimmungen der Verordnung über Mobbing, sexuelle Belästigung und zwischenmenschliche Probleme am Arbeitsplatz und des Reglements über den Sozialfonds bleiben vorbehalten.

5 Schutz der Personendaten

Art. 12 Zweck

1 Die Daten werden vom EGS zur Erfüllung des in dieser Verordnung er - wähnten Auftrags (Art. 1, 2 und 8) erhoben und bearbeitet.

2 Die vom EGS erhobenen und bearbeiteten Daten dürfen nicht für eine Leis - tungsbeurteilung oder ein Verfahren im Sinne der Personalgesetzgebung ver - wendet werden.

Art. 13 Art der Daten und Datenerhebung

1 Die einzelnen Dossiers enthalten nur die zur Erfüllung der Aufgaben des EGS unerlässlichen Daten: Personendaten, vertragliche Aspekte der Anstel - lung, Merkmale der festgestellten Probleme sowie erfolgte Interventionen und Belege.

2 Die Daten werden von den Beraterinnen und Beratern Gesundheit-Soziales, die sich mit den jeweiligen Dossiers befassen, erhoben.

3 Diese Daten dürfen nur mit der ausdrücklichen Zustimmung der betroffenen Personen bei Drittpersonen oder anderen Stellen erhoben werden. Diese Zu - stimmung muss grundsätzlich mit schriftlicher Vollmacht erteilt werden. Die betroffenen Personen können ihre Zustimmung jederzeit widerrufen.

Art. 14 Datenbearbeitung

1 Die Daten werden vom EGS absolut vertraulich behandelt und grundsätz - lich auf elektronischer Basis, mithilfe eines entsprechend geschützten Infor - matikprogramms, bearbeitet.

Art. 15 Datenzugriff und Datensicherheit

1 Nur die Beraterinnen und Berater Gesundheit-Soziales haben Zugriff auf die erhobenen Daten. Die vom EGS erhobenen Daten dürfen weder vom Arbeit - geber noch vom POA noch von der Pensionskasse des Staatspersonals einge - sehen werden, es sei denn, die betroffene Person habe ihre Zustimmung dazu erteilt.

2 Die vom EGS erhobenen Daten sind nicht Bestandteil des Personaldossiers der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters und auch nicht Bestandteil des Perso - naldossiers der Vorgesetzten oder der Arbeitskolleginnen und - kollegen.

3 Der EGS trifft sämtliche für den Datenschutz und die Unzugänglichkeit der Daten für Dritte erforderlichen Massnahmen, und die Beraterinnen und Bera - ter Gesundheit-Soziales sind für ihre Einhaltung verantwortlich.

4 Der EGS nimmt die Dienste des Amts für Informatik und Telekommunika - tion des Staates Freiburg (ITA) für den technischen Betrieb seiner Software in Anspruch.

5 Das ITA nimmt für die Sicherheitsmassnahmen eine Risikobeurteilung vor und trifft die geeigneten organisatorischen und technischen Massnahmen zur Sicherung dieser sensiblen Daten.

Art. 16 Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung

1 Die in den Dossiers enthaltenen Daten werden vom EGS aufbewahrt.

2 Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre ab Schliessung der Dossiers bei Beratung und Unterstützung bei Schuldenrückzahlung, im Rahmen von Ent - scheiden über beantragte Leistungen aus dem Sozialfonds und über die Ver - wendung finanzieller Mittel für die Anstellung von Personen mit gesundheit - licher Beeinträchtigung.

3 In allen anderen Fällen beträgt die Aufbewahrungsfrist 5 Jahre ab Schlies - sung der Dossiers.

4 Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Daten vom EGS vernich - tet.

6 Finanzierung

Art. 17

1 Der EGS wird vollumfänglich über das Budget des POA finanziert.

2 Der Staatsrat und die Pensionskasse des Staatspersonals vereinbaren Kofi - nanzierungsmodalitäten für den EGS.

7 Schlussbestimmung

Art. 18

1 Diese Verordnung tritt am 1. Januar 2019 in Kraft.

Änderungstabelle – Nach Beschlussdatum Beschluss Berührtes Element Änderungstyp Inkrafttreten Quelle (ASF seit 2002)

18.12.2018 Erlass Grunderlass 01.01.2019 2018_129 Änderungstabelle – Nach Artikel Berührtes Element Änderungstyp Beschluss Inkrafttreten Quelle (ASF seit 2002) Erlass Grunderlass 18.12.2018 01.01.2019 2018_129