Reglement über die Organisation und die Arbeitsweise der Kommissionen des Staates

Reglement über die Organisation und die Arbeitsweise der Kommissionen des Staates (KomR) vom 31.10.2005 (Fassung in Kraft getreten am 01.01.2011) Der Staatsrat des Kantons Freiburg gestützt auf Artikel 53 Abs. 3 des Gesetzes vom 16. Oktober 2001 über die Organisation des Staatsrates und der Verwaltung (SVOG); auf Antrag der Sicherheits- und Justizdirektion, beschliesst:

1 Gegenstand und Geltungsbereich

Art. 1 Gegenstand

1 Dieses Reglement legt die allgemeinen Regeln über die Kommissionen des Staates fest, insbesondere diejenigen über ihre Organisation und ihre Arbeits - weise.

2 Die Amtsdauer und die Entschädigung der Mitglieder der Kommissionen werden durch die Spezialgesetzgebung geregelt.

Art. 2 Geltungsbereich – Unterstellte Kommissionen

1 Dieses Reglement gilt für die Kommissionen, die durch einen rechtsetzen - den Erlass (ständige Kommissionen) oder durch eine Verfügung (nichtständi - ge Kommissionen) eingesetzt werden.

2 Eine Kommission ist ein Gremium, das dafür eingesetzt ist, für den Staat öf - fentliche Aufgaben zu erfüllen, und das mindestens zum Teil aus Mitgliedern zusammengesetzt ist, die ihre Tätigkeit nebenamtlich ausüben; die konkrete Bezeichnung dieses Gremiums ist nicht massgebend.

3 Die in Anwendung des Bundesrechts eingesetzten Kommissionen sind die - sem Reglement insoweit unterstellt, als ihre Zusammensetzung, ihre Organi - sation oder ihre Arbeitsweise in die Zuständigkeit der freiburgischen Behör - den fällt.

Art. 3 Geltungsbereich – Nicht unterstellte Kommissionen

1 Diesem Reglement sind nicht unterstellt:

a) die parlamentarischen Kommissionen;

b) die Kommissionen der richterlichen Gewalt;

c) die Kommissionen, die Organe von Anstalten mit eigener Rechtsper - sönlichkeit sind;

d) die Kommissionen, die auf einem interkantonalen Erlass beruhen;

e) die Prüfungskommissionen.

Art. 4 Spezialbestimmungen

1 Die Bestimmungen dieses Reglements gelten insoweit, als die Spezial - gesetzgebung keine abweichenden Regeln enthält.

2 Zusammensetzung

Art. 5 Auswahl der Mitglieder

1 Die Mitglieder der Kommissionen werden in erster Linie nach ihrer Kompe - tenz und ihrer zeitlichen Verfügbarkeit ausgewählt.

2 Die Ernennungsbehörde sorgt für eine möglichst ausgeglichene Beteiligung:

a) von Frauen und Männern;

b) der verschiedenen Meinungen, der Sprachen, der Regionen und der Al - tersgruppen.

3 Beträgt der Anteil der Frauen oder der Männer weniger als 30 Prozent, so liefert die zuständige Direktion eine schriftliche Begründung dafür.

Art. 6 Vorzeitiges Ausscheiden aus dem Amt

1 Die Mitglieder informieren die Ernennungsbehörde und das Kommissions - präsidium unverzüglich, wenn sich Bedingungen, die für ihre Ernennung massgebend waren, wesentlich geändert haben.

2 Die Ernennungsbehörde kann eine Person, bis ihre Nachfolge geregelt ist, längstens aber ein Jahr, im Amt belassen.

3 Sie kann eine Person, die der Arbeit oder dem Ansehen der Kommission schadet, ihres Amtes entheben. Dieser Verfügung muss, ausser in schweren Fällen, eine Verwarnung vorausgehen.

4 Ein Mitglied, das nicht mehr der vertretenen Personengruppe angehört, muss von seinem Amt zurücktreten. Ist jedoch diese Zugehörigkeit gesetzlich nicht vorgeschrieben, so kann die betreffende Personengruppe der Ernen - nungsbehörde beantragen, dass dieses Mitglied sein Amt weiter ausübt.

Art. 7 Informationen

1 Die Staatskanzlei führt ein Verzeichnis der Kommissionen und ihrer Mit - glieder.

2 Zu diesem Zweck betreibt sie eine Datenbank, die folgende Angaben ent - hält:

a) Namen, Vornamen, Geschlecht, Muttersprache, Geburtsdatum, berufli - che Funktion und Adresse der Mitglieder;

b) das Datum, an dem sie bezeichnet wurden, und dasjenige, an dem ihr Mandat ausläuft;

c) gegebenenfalls die Eigenschaft, in der sie der Kommission angehören, und die Funktion, die sie darin ausüben;

d) Angaben zum Sekretariat.

3 Diese Angaben können den betreffenden Direktionen und Dienststellen wei - tergegeben werden; sie können zudem von diesen Behörden online abgerufen werden.

4 Die Staatskanzlei veröffentlicht eine vereinfachte Fassung des Verzeichnis - ses der Kommissionen und ihrer Mitglieder; diese Fassung ist auch im Inter - net zugänglich.

3 Organisation

Art. 8 Zuweisung

1 Besteht keine anders lautende gesetzliche Bestimmung, so ist die Kommis - sion der Direktion, der sie angehört, administrativ zugewiesen.

2 Die Zuweisung muss auf der Korrespondenz angegeben werden, es sei denn, die Kommission übe auf Grund des Gesetzes ihre Befugnisse unabhän - gig aus.

Art. 9 Sekretariat

1 Die Direktion kann das Sekretariat einer aussenstehenden Person übertra - gen, insbesondere wenn die Unabhängigkeit einer Kommission gewährleistet werden muss oder wenn eine Person mit besonderen Kompetenzen benötigt wird.

2 Das Sekretariat erledigt insbesondere den Versand der Korrespondenz, die Vorbereitung der Sitzungsunterlagen, die Protokollführung, die Erstellung der Belege für die Entschädigung und die Erfüllung der Aufgaben, die ihm von der Kommission oder von der Präsidentin bzw. dem Präsidenten zuge - wiesen werden. Es sorgt in Zusammenarbeit mit der Direktion für die Aufbe - wahrung und die Archivierung der Dossiers.

Art. 10 Präsidentin oder Präsident

1 Die Präsidentin oder der Präsident sorgt dafür, dass die Kommission ihre Aufgaben rechtzeitig und zweckmässig erledigt. Sie oder er übt die Aufsicht über die Arbeitsweise des Sekretariats aus.

2 Die Präsidentin oder der Präsident hat zusammen mit dem Sekretariat insbe - sondere folgende Befugnisse:

a) Sie oder er plant und organisiert die Arbeiten.

b) Sie oder er beruft die Sitzungen ein, beantragt die Traktandenliste und leitet die Beratungen.

c) Sie oder er erledigt die laufenden Geschäfte.

d) Sie oder er vertritt die Kommission.

3 In dringenden Fällen trifft die Präsidentin oder der Präsident die unerlässli - chen Massnahmen und Entscheide; sie oder er erstattet der Kommission dar - über Bericht. Wer durch einen solchen Entscheid berührt wird, kann innert zehn Tagen einen Kommissionsbeschluss verlangen.

Art. 11 Delegation von Aufgaben

1 Die Kommission kann zur Prüfung von besonderen Fragen Subkommissio - nen einsetzen. Für die Delegation von Entscheidungsbefugnissen ist eine aus - drückliche Ermächtigung durch die Spezialgesetzgebung erforderlich.

2 Die Kommission kann ein Büro einsetzen, das eine Vorprüfung der Bera - tungsgegenstände vornimmt und ihr Antrag stellt sowie Geschäfte erledigt, die von untergeordneter Bedeutung oder dringlich sind. Im letztgenannten Fall ist Artikel 10 Abs. 3 sinngemäss anwendbar.

3 Sie kann die Präsidentin oder den Präsidenten, ein Mitglied, einen Aus - schuss oder das Sekretariat mit der Instruktion von Angelegenheiten betrau - en.

Art. 12 Berichterstattung

1 Wird die Information der Direktion nicht auf andere Weise sichergestellt, so gibt die Kommission der Direktion jeweils am Ende des Kalenderjahrs einen Rechenschaftsbericht ab. Wenn nötig ergänzt sie ihn durch Ausführungen über die Lage in ihrem Tätigkeitsbereich.

2 Sie informiert die Direktion unverzüglich über die Tatsachen und Entschei - de, die für die Ausübung von deren Befugnissen von Bedeutung sind.

Art. 13 Haushaltsführung

1 Sollte die Haushaltsführung nicht von der Direktion übernommen werden, so besorgt die Kommission sie gemäss den für die Verwaltungseinheiten gel - tenden Regeln, insbesondere was den Voranschlag und die Rechnungsfüh - rung betrifft.

2 Die Finanzdirektion sorgt in Zusammenarbeit mit der zuständigen Direktion dafür, dass die geeigneten Instrumente verwendet werden.

4 Arbeitsweise

Art. 14 Sitzungen

1 Die Präsidentin oder der Präsident beruft die Kommission so oft ein, wie die Behandlung der Geschäfte es erfordert.

2 Die Kommission wird ausserdem einberufen:

a) auf Verlangen eines Viertels der Mitglieder,

b) oder auf Verlangen der Direktion, es sei denn, es handle sich um eine Kommission, die ihre Befugnisse unabhängig ausübt.

3 Die Sitzungen werden soweit möglich über einen gewissen Zeitraum hin - weg geplant.

Art. 15 Einberufung

1 Die Einberufung wird mindestens zehn Tage vor dem Sitzungstermin ver - schickt. Dringende Fälle bleiben vorbehalten.

2 Die Einberufung gibt Datum, Zeit, Ort und Traktandenliste der Sitzung so - wie gegebenenfalls die vorgesehene Sitzungsdauer an. Die benötigten Doku - mente werden der Einberufung beigelegt oder gemäss den Angaben in der Einberufung zur Verfügung gestellt.

Art. 16 Anwesenheit

1 Jedes Mitglied nimmt an den Sitzungen teil, zu denen es ordnungsgemäss eingeladen wurde, ausser es liegt ein wichtiger Hinderungsgrund oder eine Dispens der Präsidentin oder des Präsidenten vor.

2 Ist ein Mitglied – auch nur teilweise – verhindert, an einer Sitzung teilzu - nehmen, so teilt es dies der Präsidentin oder dem Präsidenten unverzüglich mit.

3 Ein Mitglied kann aufgefordert werden, die Sitzung nicht zu verlassen, wenn die Kommission sonst nicht mehr verhandlungsfähig wäre, ausser wenn es der Präsidentin oder dem Präsidenten seine Verhinderung frühzeitig ge - meldet hat.

Art. 17 Ausstand

1 Ein Mitglied darf bei der Beratung über ein Geschäft nicht anwesend sein, wenn es selbst oder eine Person, mit der es in einem engen Verwandtschafts-, Schwägerschafts-, Pflicht- oder Abhängigkeitsverhältnis steht, ein besonderes Interesse daran hat. Diese Vorschrift gilt nicht, wenn das Mitglied zur Vertre - tung dieses Interesses der Kommission angehört.

2 Muss die Kommission einen Entscheid treffen, der unter das Gesetz über die Verwaltungsrechtspflege (VRG) fällt, so bestimmen sich die Ausstands - fälle und das Ausstandsverfahren nach diesem Gesetz.

3 Diese Regeln gelten auch für die Person, die das Sekretariat führt.

4 Tritt jemand in den Ausstand, so wird dies im Protokoll vermerkt.

Art. 18 Traktandenliste

1 Die Traktandenliste führt alle Beratungsgegenstände in knapper Form auf und gibt die Reihenfolge an, in der sie behandelt werden.

2 Soweit möglich legt die Präsidentin oder der Präsident am Schluss der Sit - zung die Traktandenliste der nächsten Sitzung fest und lässt sie ins Protokoll aufnehmen; sie oder er bestimmt zudem Datum und Ort der nächsten Sitzung bzw. ruft diese in Erinnerung.

3 Jedes Mitglied kann vor der Sitzung oder bei Sitzungsbeginn eine Änderung der Traktandenliste beantragen.

Art. 19 Drittpersonen und Sachverständige

1 Die Kommissionssitzungen sind nicht öffentlich.

2 Die Kommission kann Drittpersonen zu einer Sitzung oder einem Teil einer Sitzung einladen und ihnen gegebenenfalls beratende Stimme geben.

3 Die Kommission kann mit Zustimmung der Direktion Sachverständige bei - ziehen. Diese entscheidet im Einverständnis mit der Finanzdirektion über die Entschädigung.

4 Drittpersonen und Sachverständige unterstehen der besonderen Geheimhal - tungspflicht nach Artikel 7 Abs. 2 des Gesetzes vom 9. September 2009 über die Information und den Zugang zu den Dokumenten; das Präsidium gibt ih - nen nach der Sitzung besondere Weisungen zur Wahrung des Geheimnisses.

Art. 20 Verhandlungsfähigkeit

1 Die Kommission ist verhandlungsfähig, wenn mindestens die Hälfte der Mitglieder anwesend ist.

2 Über einen nicht traktandierten Gegenstand darf ein Entscheid, der unter das Gesetz über die Verwaltungsrechtspflege fällt, jedoch nur getroffen werden, wenn mindestens zwei Drittel der Mitglieder anwesend sind.

Art. 21 Beratungen

1 Der Ablauf der Beratungen richtet sich nach der Traktandenliste.

2 Die Präsidentin oder der Präsident bestimmt die Reihenfolge, in der die Mit - glieder das Wort erhalten. In der Regel ergreift sie oder er das Wort zuletzt und fasst die geäusserten Meinungen wenn nötig zusammen.

3 Die Person, die das Sekretariat führt, kann sich mit beratender Stimme äus - sern.

4 Die Stellungnahmen der beratenden Kommissionen umfassen auch eine Zu - sammenfassung der Minderheitsmeinungen, sofern ein Viertel der Mitglieder dies verlangt.

Art. 22 Abstimmungen – Grundsätze

1 Beschlüsse werden mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen gefasst; Stimmenthaltungen werden nicht berücksichtigt.

2 Bei Stimmengleichheit gibt die Präsidentin oder der Präsident den Stichent - scheid.

Art. 23 Abstimmungen – Verfahren

1 Die Präsidentin oder der Präsident wiederholt die Anträge und gibt an, in welcher Reihenfolge über sie abgestimmt wird.

2 Berät die Kommission über einen Entwurf, der ihr vorgängig unterbreitet worden ist, so wird in der Regel zuerst über die Änderungsanträge, die sich ausschliessen, abgestimmt, wobei jeweils zwei Anträge einander gegenüber - gestellt werden. Am Schluss wird der Text des Entwurfs dem einzigen ver - bliebenen Änderungsantrag gegenübergestellt.

3 Eine geheime Abstimmung wird durchgeführt, wenn die Spezialgesetzge - bung dies für den betreffenden Fall vorsieht oder wenn ein Viertel der Mit - glieder dies verlangt.

Art. 24 Protokoll

1 Über jede Sitzung wird ein Protokoll geführt; dieses nennt Ort, Datum und Dauer der Sitzung, die Anwesenden, die behandelten Geschäfte, die Anträge, über die abgestimmt wurde, die Beschlüsse und die Abstimmungsergebnisse.

2 Wird nichts anderes beschlossen, so gibt das Protokoll zudem in knapper Form die Beratungen wieder; die hauptsächlichen geäusserten Meinungen und die Gründe für die Beschlüsse oder für die Stellungnahmen der Kommis - sion müssen daraus ersichtlich sein.

3 Das Protokoll wird den Mitgliedern so weit wie möglich vor der nächsten Sitzung zur Verfügung gestellt. Die Mitglieder müssen allfällige Korrekturen oder Ergänzungen spätestens zu Beginn der ersten Sitzung, nachdem ihnen das Protokoll zur Verfügung gestellt wurde, beantragen.

4 Das Protokoll wird von der Person, die es verfasst hat, unterzeichnet.

Art. 25 Kommissionstätigkeit ohne Sitzung

1 Die Kommission kann eine Konsultation der Mitglieder durchführen:

a) um zur Vorbereitung der Beratungen Meinungen einzuholen;

b) um die bereinigte Fassung eines an einer Sitzung besprochenen Doku - ments zu genehmigen.

2 Die Kommission kann auf dem Zirkulationsweg dringliche Beschlüsse fas - sen. Andere Beschlüsse können nur dann ausserhalb einer Sitzung gefasst werden, wenn die Spezialgesetzgebung dies zulässt.

Art. 26 Amtsgeheimnis und Verschwiegenheit

1 Es ist den Kommissionsmitgliedern untersagt, Tatsachen zu verbreiten, von denen sie in Ausübung ihres Mandats Kenntnis erhalten und die ihrer Natur oder den Umständen nach oder gemäss besonderen Weisungen geheim zu halten sind.

2 Diese Pflichten bleiben auch nach der Beendigung des Mandats bestehen.

3 Die Mitglieder sind ferner zur Verschwiegenheit über Tatsachen, die nicht dem Amtsgeheimnis unterliegen, verpflichtet. Sie beachten insbesondere die Informationskompetenzen der Präsidentin oder des Präsidenten und der zu - ständigen Direktion und vermeiden es, sich öffentlich zu äussern, falls das die Arbeit der Kommission oder des Staates im Allgemeinen beeinträchtigen kann.

4 Diese Regeln gelten auch für die Person, die das Sekretariat führt.

Art. 27 Information der Öffentlichkeit und Zugangsrecht

1 In der Regel informiert die Direktion die Öffentlichkeit; sie kann die Kom - mission ermächtigen, Informationen, auch politischer Art, selber zu erteilen.

2 Ist die Kommission ermächtigt, Informationen selber zu erteilen, so ist sie einer Verwaltungseinheit gleichgestellt, und es gelten die Regeln über die In - formation der Öffentlichkeit über die Tätigkeit der Kantonsverwaltung.

3 In diesem Fall übt die Präsidentin oder der Präsident die Befugnisse aus, die den Vorsteherinnen und Vorstehern der Verwaltungseinheiten zugewiesen sind; für das Sekretariat und die Mitglieder gelten die auf die Mitarbeiterin - nen und Mitarbeiter dieser Einheiten anwendbaren Bestimmungen.

4 Die Präsidentin oder der Präsident ist ausserdem zuständig, um gemäss der entsprechenden Gesetzgebung die Gesuche um Zugang zu den Dokumenten der Kommission zu behandeln.

5 Einsetzung nichtständiger Kommissionen

Art. 28 Behörden

1 Die nichtständigen Kommissionen werden eingesetzt:

a) durch eine Verfügung des Staatsrats;

b) durch eine Verfügung einer Direktion oder einer Anstalt mit eigener Rechtspersönlichkeit, die auf Grund einer besonderen gesetzlichen Er - mächtigung getroffen wurde.

Art. 29 Inhalt der Verfügung

1 Die Einsetzungsverfügung hat insbesondere folgenden Inhalt:

a) Sie umschreibt den Auftrag der Kommission und gibt die Fristen für dessen Erfüllung an.

b) Sie führt Namen, Geburtsjahr und Beruf der Mitglieder auf und gibt ge - gebenenfalls deren Eigenschaft und Funktion in der Kommission an.

c) Sie regelt die Berichterstattung und gegebenenfalls die Information der Öffentlichkeit.

d) Sie weist auf die Anwendbarkeit dieses Reglements und der Bestim - mungen über die Entschädigung der Mitglieder hin.

Art. 30 Projektführung (Art. 64 SVOG)

1 In der Verfügung, mit der im Rahmen einer Projektorganisation eine Kom - mission eingesetzt wird, können von diesem Reglement abweichende Be - stimmungen vorgesehen werden.

6 Inkrafttreten

Art. 31

1 Dieses Reglement tritt am 1. Januar 2006 in Kraft.

Änderungstabelle – Nach Beschlussdatum Beschluss Berührtes Element Änderungstyp Inkrafttreten Quelle (ASF seit 2002)

31.10.2005 Erlass Grunderlass 01.01.2006 2005_110

21.08.2007 Art. 6 geändert 01.01.2008 2007_079

14.12.2010 Art. 19 geändert 01.01.2011 2010_144

14.12.2010 Art. 26 geändert 01.01.2011 2010_144

14.12.2010 Art. 27 geändert 01.01.2011 2010_144 Änderungstabelle – Nach Artikel Berührtes Element Änderungstyp Beschluss Inkrafttreten Quelle (ASF seit 2002) Erlass Grunderlass 31.10.2005 01.01.2006 2005_110