Verordnung der obersten kantonalen Gerichte über die Archivierung von Verfahrensakten
1 Archivverordnung der obersten Gerichte
211.16 Verordnung der obersten kantonalen Gerichte über die Archivierung von Verfahrensakten
5 (Archivverordnung der obersten Gerichte) (vom 16. März 2001)
1 Der Plenarausschuss der Gerichte, gestützt auf §§
17 und 18 des Archivgesetzes vom 24. September 1995
3 ,
6 beschliesst: I. Geltungsbereich
§ 1.
1 Diese Verordnung rege lt die Archivierung der Akten der obersten Gerichte, der dem Obergericht angegliederten Kommissio nen, der Bezirksgerichte, der Arbe itsgerichte, der Mietgerichte, der Schlichtungsbehörden, der Schätz ungskommissionen in Abtretungs streitigkeiten, des Baur ekursgerichts, des Steuerrekursgerichts und, soweit anwendbar, der Schiedsgeric hte mit Sitz im Kanton Zürich.
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2 Die Archivierung der Akten der Gemeindeammann- und Betrei bungsämter und der Notariate rich tet sich nach den entsprechenden besonderen Verordnungen des Obergerichts. II. Allgemeine Bestimmungen
§ 2.
Das Archiv ist dazu bestimmt, nach Verfahrensabschluss die weitere Benützung der Akten und der Spruchbücher durch Verfah rensbeteiligte und Amtsst ellen sowie Dritte zu gewährleisten und eine dauerhafte dokumentarische Überlieferung nach Massgabe des Archiv gesetzes
3 sicherzustellen.
§ 3.
6 Akten sind schriftliche, elek tronische und andere Aufzeich nungen, Augenscheinobjekte und a ndere Gegenstände oder Werte, die in einem Verfahren vor den in §
1 genannten Instanzen entgegen genommen, beigezogen ode r erstellt worden sind.
§ 4.
Die Spruchbücher enthalten di e prozesserledigenden Ent scheide der Gerichte.
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211.16 Archivverordnung der obersten Gerichte
§ 5.
Jede in §
1 Abs. 1 erwähnte Instanz sorgt für eine zweck
- dienliche Aufbewahrung ihrer Akten und Spruchbücher.
§ 6.
1 Die dem Obergericht angegl iederten Kommissionen kön
- nen die Akten und die Spruchbücher zur Aufbewahrung dem Ober
- gericht übergeben.
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2 Das Obergerichtsarchiv übernimmt ferner die Aufbewahrung der ihm zu diesem Zweck übergebenen Akten von Schiedsgerichten mit Sitz im Kanton Zürich.
§ 7.
Die Akten der Arbeitsgericht e, der Mietgerichte und der Schlichtungsbehörden in Miet- und Pachtsachen werden im entspre
- chenden Bezirksgericht sarchiv aufbewahrt.
§ 8.
Die Friedensrichterämter liefern ihre Akten jeweils drei Jahre nach der Geschäftserledigung zur weiteren Aufbewahrung dem entsprechenden Bezirksgerichtsarchiv ab.
§ 9.
Die Akten der Schätzungskommi ssionen in Abtretungsstrei
- tigkeiten werden sowohl in den we itergezogenen als auch in den übri
- gen Fällen von den Statth alterämtern aufbewahrt.
§ 10.
6 Verantwortlich für die ordnung sgemässe Aufbewahrung und Verwaltung der Akten in den Gerich tsarchiven sowie für die Abliefe
- rung und Vernichtung sind bei de n obersten Gerichten die General
- sekretäre bzw. die Generalsekretärinnen, bei den Bezirksgerichten die Leitenden Bezirksgerichtsschre iber bzw. die Leitenden Bezirks
- gerichtsschreiberinnen bzw. die entsprechenden Funktionen bei den unteren Gerichten. Wo ein Archivar bz w. eine Archivarin bestellt ist, trägt dieser bzw. diese die Verantwortung.
§ 11.
Für die sichere Aufbewahrung bzw. Vernichtung persön
- licher Unterlagen wie Verfügungsen twürfe, Handnotizen usw. sind die Verfasser bzw. die Verfasserinnen verantwortlich.
§ 12.
Für Akten in den Gerichtsar chiven und im Staatsarchiv gelten Amtsgeheimnis und Datenschut z während einer Schutzfrist von dreissig Jahren von ihrer Archivie rung an gerechnet. Für Akten mit Personendaten beträgt diese Schutzfrist dreissig Jahre seit dem Tod der Betroffenen und, falls der Tod ungew iss ist, hundert Jahre seit ihrer Geburt. Sind weder Todes- noch Ge burtsdatum einer Person fest
- stellbar, endet die Schutzfrist achtzig Jahre nach der Anlage.
3 Archivverordnung der obersten Gerichte
211.16 III. Grundsätze de r Archivierung
§ 13.
Die archivierten Akten sind in verschliessbaren Räumen aufzubewahren und vor schädlichen Einwirkungen (Feuer, Staub, Feuchtigkeit, Sonneneinstrahlung usw.) zu schützen.
§ 14.
Die Archivakten sind nach Geri chtsstelle, Verfahrensart und Erledigungsdatum oder nach Archivnummern zu ordnen. Die Ver bindung von Archiv- und Prozessnumme r ist durch die elektronische Geschäftsverwaltung sicherzustellen. Die entsprechenden Listen sind mindestens einmal im Jahr auszud rucken und gesamthaft aufzubewah ren.
§ 15.
Die Behältnisse (Schränke, Schachteln, Mappen, gebun dene Spruchbücher) sind aussen gut lesbar zu beschriften. IV. Einsicht in nicht beim St aatsarchiv archivierte Akten
§ 16.
Bei Gesuchen von Verfahrens beteiligten um Aktenheraus gabe und Akteneinsicht ist die Berech tigung der Gesuchstellenden zu prüfen.
§ 17.
6 Die Einsichtnahme durch Dritte, die Überlassung von Akten und die Erteilung von Auskün ften an Dritte, einschliesslich Gerichtsberichterstatter, richtet si ch nach der Verordnung über die Information über Gerichtsverfahren und die Akteneinsicht bei Gerich ten durch Dritte
2 .
§ 18.
6 Die dem Obergerichtsarchiv übergebenen Akten der Auf sichtskommission über die Rechts anwältinnen und Rechtsanwälte dürfen aussenstehenden Personen, einschliesslich Gerichts- und Amts stellen, nur aufgrund eines schriftl ichen Beschlusses der Kommission selbst zugänglich gemacht werden.
§ 19.
Bei der Aktenherausgabe ist nach folgenden Richtlinien vorzugehen: a. Ausgehende Akten sind unter deutlichem Hinw eis auf die Aus gabestelle als Archivakten zu kennzeichnen, b. über Aus- und Wiedereingang der Ak ten ist eine schriftliche Kont rolle zu führen,
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211.16 Archivverordnung der obersten Gerichte c. bei jeder Aktenherausgabe ist eine Empfangsbescheinigung zu ver
- langen, aus der Ausgabedatum, Zw eck und voraussichtliche Dauer des Gebrauchs ersichtlich sind, d. an die Stelle der herausgegeben en Akten ist ein Doppel der Emp
- fangsbescheinig ung zu legen. V. Beginn und Dauer der Archivierung
§ 20.
6 Die Archivierung erfolgt in der Regel nach Abschluss des Verfahrens. Aus zureichendem Gr und, insbesondere wenn die Akten in einem weiteren, noch hängigen Ve rfahren beigezogen werden, erfolgt die Archivierung erst im Zeitpunkt des Abschlusses di eses weiteren Verfahrens. Als abgeschlossen gilt ein Verfahren nach Ablauf der Fris
- ten für die Erhebung ordentlicher und ausserordentlicher Rechtsmit
- tel (ohne Revision).
§ 21.
1 Die Akten sind fünfzehn Jahre in den Gerichtsarchiven aufzubewahren, soweit die nachst ehenden Bestimm ungen oder über
- geordnetes Recht nicht eine a ndere Regelung vorschreiben.
2 Die Akten von Scheidungsverfahren sowie Verlustscheine sind zwanzig Jahre aufzubewahren. In Stra fverfahren bleibt Art. 103 StPO
4 vorbehalten.
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3 Die Spruchbücher sind fünfzig Jahre aufzubewahren, ebenso die Akten des Einzelgerichts in Erbschaftssachen.
6 VI. Ablieferung an das Staatsarch iv, Schutzfrist und Vernichtung der Akten
§ 22.
1 Nach Ablauf der Aufbewahrung sfrist sind die Akten dem Staatsarchiv zur weiteren Aufbewahrung anzubieten.
2 Das Staatsarchiv legt in Abspra che mit den zur Ablieferung ver
- pflichteten Stellen fest, welche Akten abzuliefern sind und welche nach Ablauf der festgelegten Aufbewahrungsfristen vernichtet werden können.
3 Die Akten sind dem Staatsarch iv geordnet und mit einem Ver
- zeichnis versehen abzuliefern. Nach der Ablieferung geht die Ver
- fügungsgewalt auf da s Staatsarchiv über.
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§ 23.
Dem Staatsarchiv ist ferner la ufend von alle n eigenen Ver öffentlichungen (Rechenschaftsberi chte, Festschriften, Dokumentatio nen usw.) ein Exemplar zuzustellen.
§ 24.
Der Transport der Akten in da s Staatsarchiv ist Sache der abliefernden Stellen.
§ 25.
Die vom Staatsarchiv nicht übernommenen Akten sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu vernichten. Dabei ist dafür zu sor gen, dass ein Missbrauch der Akten ausgeschlossen ist.
§ 26.
Die Ablieferung der Akten an das Staatsarchiv und die Ver nichtung der übrigen Akten sind dur ch den Gerichtspräsidenten bzw. die Gerichtspräsidentin anzuordnen. VII. Aufbewahrung von Tonaufnahmen und Handprotokollen
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§ 27.
6 Tonaufnahmen und Handprotokol le von Verhandlungen dürfen frühestens ein Jahr nach Ab schluss des Verfahrens vernichtet werden. VIII. Inkrafttreten
§ 28.
Diese Verordnung tritt am 1. Juli 2001 in Kraft. Sie ist in die Gesetzessammlung aufzunehmen. Die Verordnung des Obergerich tes über die Archive der Gerichte , der Friedensrichter-, Gemeinde ammann-, Stadtammann- und der Betr eibungsämter vom 29. Juni 1994 wird mit dem Inkrafttreten dieser Verordnung aufgehoben.
1 OS 56, 576 .
2 LS 211.15 .
3 LS 432.11; heute: LS 170.6 .
4 SR 312.0 .
5 Fassung gemäss B vom 11. Juni 2002 ( OS 58, 143 ). In Kraft seit 1. August 2003.
6 Fassung gemäss B vom 14. September 2010 ( OS 65, 711 ; ABl 2010, 2131 ). In Kraft seit 1. Januar 2011.
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