Règlement d'exécution de la loi cantonale sur la protection de la personnalité (150.31)

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Règlement d'exécution de la loi cantonale sur la protection de la personnalité (150.31)

Règlement d'exécution de la loi cantonale sur la protection de la personnalité

150.31

1 Règlement d'exécution de la loi cantonale sur la protection de la personnalité Le Conseil d'Etat de la République et Canton de Neuchâtel, vu la loi cantonale sur la protection de la personnalité, du 14 décembre

1982

1) ; sur la proposition de son président, arrête: CHAPITRE PREMIER Définition Article premier Les données sont toutes les informations se rapportant à une personne physique ou morale.

Art. 2

1 Le fichier est une collection de données.

2 Il peut être tenu manuellement ou à l'aide de procédés mécaniques ou informatiques.

Art. 3

1 L'exploitant est celui qui détient un fichier et qui traite les données qui s'y trouvent.

2 Il dispose ou a accès aux moyens permettant de les traiter.

Art. 4 L'utilisateur est celui qui consulte des données exploitées par un

tiers ou auquel des données sont régulièrement communiquées par un exploitant.

Art. 5 Le gestionnaire est celui qui dispose d'une installation susceptible

de traiter des données pour le compte d'un exploitant et les met à disposition des utilisateurs autorisés.

Art. 6 Le fournisseur de données est l'exploitant qui communique des

données à un autre exploitant ou à un utilisateur. RLN XIII 419

1) RSN 150.30 r r

150.31 CHAPITRE 2 Déclaration de traitement de données

Art. 7

1 Le traitement des données doit faire l'objet d'une déclaration préalable.

2 La déclaration est établie par l'exploitant ainsi que par l'utilisateur en cas de consultation systématique de données traitées.

3 Le fichier dont la gestion est confiée à une personne ou une institution non soumise à la loi doit également être déclaré.

Art. 8 Une nouvelle déclaration doit être en cas de changement d'un

élément faisant l'objet d'une mention obligatoire de la déclaration.

Art. 9 Ne doivent pas être déclarés les fichiers:

a) utilisés à des fins statistiques ou de recherche exclusivement scientifique et ne contenant aucun nom de personnes ou d'entreprises; b) publiés ou ouverts au public sur la base d'une disposition légale ou d'une décision du Conseil d'Etat.

Art. 10

2) 1 La déclaration est adressée au Conseil d'Etat lorsqu'elle concerne les fichiers des services de l'administration cantonale, d'institutions intercommunales ou d'institutions au sens de l'article premier, alinéa 2, lettre c , de la loi cantonale sur la protection de la personnalité, du

14 décembre 1982.

2 Le Département de la justice, de la sécurité et des finances est chargé de procéder au contrôle formel des déclarations, puis d'en transmettre l'original à l'autorité de surveillance et une copie à la chancellerie d'Etat.

Art. 11

1 La déclaration est adressée au Conseil communal lorsqu'elle concerne les fichiers communaux.

2 Le Conseil communal, après contrôle formel, conserve une copie de la déclaration et en fait transmettre l'orignal à l'autorité de surveillance et une copie à la chancellerie d'Etat.

Art. 12 L'autorité de surveillance, la chancellerie d'Etat et les

administrations communales conservent les déclarations dans un registre public.

Art. 13 Le nom de l'exploitant, le nom du fichier et la date de sa

déclaration sont publiés dans la Feuille officielle par la chancellerie d'Etat ou l'administration communale.

2) Teneur selon A du 24 mai 2006 (FO 2006 N° 39)

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Art. 14

1 Les données qui ne sont plus nécessaires à l'accomplissement de tâches de l'administration ou de l'institution qui les traite sont détruites ou remises au service des archives de l'Etat.

2 Tous les utilisateurs et le service des archives de l'Etat sont consultés avant la destruction des données.

Art. 15

3) 1 Les fichiers qui ne sont plus nécessaires à l'exécution de tâches de l'administration ou de l'institution qui les exploite sont détruits ou remis au service des archives de l'Etat.

2 Tous les utilisateurs et le service des archives de l'Etat sont consultées avant la destruction du fichier.

3 La destruction du fichier ou son archivage sont communiqués au Département de la justice, de la sécurité et des finances ou à l'administration communale, qui fait procéder à l'annulation de la déclaration et à la modification des registres.

Art. 16

4) 1 La durée de l'archivage est indiquée dans la déclaration.

2 Le Département de la justice, de la sécurité et des finances peut prescrire des délais de conservation dans les services de l'administration de certaines catégories de données.

3 Les données de valeur permanente sont soumises aux règles concernant les archives de l'Etat. CHAPITRE 3 Accès aux données et rectification

Art. 17

5) 1 La personne qui désire consulter des données la concernant doit s'adresser à l'exploitant du fichier concerné.

2 En principe, elle présente sa demande oralement, et les informations requises lui sont immédiatement communiquées.

Art. 18

6) 1 Si l'exploitant envisage de limiter, de suspendre ou de refuser la communication, il en informe l'intéressé et l'invite à présenter sa demande par écrit.

2 Avant de statuer, l'exploitant peut procéder aux recherches et contrôles qu'il juge nécessaires.

3) Teneur selon A du 24 mai 2006 (FO 2006 N° 39)

4) Teneur selon A du 24 mai 2006 (FO 2006 N° 39)

5) Teneur selon A du 4 avril 1990 (RLN XV 16)

6) Teneur selon A du 4 avril 1990 (RLN XV 16) rchivage

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Art. 18a

7) 1 La décision qui limite, suspend ou refuse la communication est notifiée par écrit à la personne intéressée, sommairement motivée, avec l'indication des voie et délai de recours.

2 Elle mentionne également la faculté de substitution prévue à l'article 19 de la loi.

Art. 19

8) Chacun peut demander à l'exploitant que les données le concernant soient rectifiées, complétées ou effacées, conformément à l'article 18 de la loi.

Art. 19a

9) 1 Si l'exploitant envisage de rejeter la demande tendant à la rectification, au complément ou à la suppression de données, il en informe l'intéressé et l'invite à présenter sa demande par écrit.

2 Dans sa demande, l'intéressé indique les données qu'il entend faire rectifier et les moyens de preuve permettant de rendre l'inexactitude de ces données vraisemblable.

3 Avant de statuer, l'exploitant peut procéder aux recherches et contrôles qu'il juge nécessaires.

Art. 19b

10) La décision qui refuse de rectifier, compléter ou effacer des données est notifiée par écrit à la personne intéressée, sommairement motivée, avec l'indication des voie et délai de recours. CHAPITRE 4 Responsabilité

Art. 20

1 Les exploitants, les gestionnaires et les utilisateurs doivent s'assurer que les données sont traitées conformément à la loi et au présent règlement.

2 Ils prennent notamment toutes mesures utiles pour: a) assurer la sauvegarde de l'installation, notamment contre les risques d'incendie, de détérioration, de vol; b) empêcher l'accès à l'installation aux personnes non autorisées; c) éviter toute erreur dans la transmission des informations; d) empêcher la consultation illicite des données; e) interdire la manipulation des installations à des personnes non habilitées; f) assurer l'intégrité des données et leur sauvegarde; g) assurer l'archivage éventuel des données.

7) Introduit par A du 4 avril 1990 (RLN XV 16)

8) Teneur selon A du 4 avril 1990 (RLN XV 16)

9) Introduit par A du 4 avril 1990 (RLN XV 16)

10) Introduit par A du 4 avril 1990 (RLN XV 16)

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Art. 21 Lorsque les données sont traitées par un gestionnaire qui n'est pas

soumis à la loi, l'exploitant lui impose contractuellement une responsabilité et des conditions de traitement au moins équivalentes à celles qu'il aurait à observer sil était soumis à la loi. CHAPITRE 5 Transmission des données

Art. 22

1 La transmission des données n'est admissible que dans les limites de la loi et selon les termes de la déclaration.

2 Elle peut toujours avoir lieu avec l'accord de l'intéressé.

Art. 23

1 Des listes occasionnelles de données peuvent être transmises aux conditions suivantes: a) seuls les nom, prénom, adresse, date de naissance, sexe et profession peuvent être communiqués; b) le requérant doit justifier d'un intérêt digne de protection et utiliser les données transmises dans un but idéal; c) les intérêts des personnes concernées ne doivent pas être mis en danger.

2 Lorsque la demande concerne le canton, plusieurs communes ou une autre personne ou institution soumise à la loi, le Conseil d'Etat statue; cette compétence appartient au Conseil communal lorsque la liste dont la communication est demandée ne concerne qu'une commune.

3 Les demandes soumises au Conseil d'Etat sont transmises pour préavis aux communes, à la personne ou à l'institution soumise à la loi dont relève le fichier concerné.

Art. 24

1 Des listes répétitives de données peuvent être transmises aux conditions suivantes: a) seuls les nom, prénom, adresse, date de naissance, sexe et profession peuvent être communiqués; b) la communication des données répond à un intérêt public.

2 Le Conseil d'Etat est compétent pour statuer sur les demandes de communication de listes répétitives, qu'elles concernent le canton, une seule ou plusieurs communes, ainsi que les personnes ou institutions soumises à la loi.

3 Les demandes sont transmises pour préavis à la commune, à la personne ou à l'institution soumise à la loi dont relève le fichier concerné.

Art. 25 La compétence du Conseil d'Etat d'autoriser la commercialisation

de renseignements est réservée.

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Art. 26

1 Les données transmises ne peuvent être utilisées que dans le but pour lequel la transmission a été autorisée.

2 Pour le surplus, il est interdit de les retransmettre à des tiers.

Art. 27 La transmission de données est supprimée lorsque les conditions

justifiant son autorisation ne sont plus réalisées ou que le bénéficiaire enfreint les obligations auxquelles il est tenu.

Art. 28 La transmission de données est soumise à émolument.

CHAPITRE 6 Autorité de surveillance

Art. 29

1 Les membres de l'autorité de surveillance ont accès en tout temps à l'ensemble des fichiers.

2 Ils n'ont toutefois accès aux données médicales de caractère privé qu'en cas de nécessité et en avisant le médecin intéressé du motif de la consultation.

Art. 30 Le secrétariat de l'autorité est assuré par le greffe du juge qui la

préside. CHAPITRE 7 Dispositions transitoires et finales

Art. 31 Les fichiers existants lors de l'entrée en vigueur du présent

règlement et qui n'ont pas fait l'objet d'une demande d'autorisation doivent faire l'objet d'une déclaration au plus tard le 31 décembre 1988.

Art. 32 Le règlement d'exécution de la loi cantonale sur la protection de la

personnalité, du 23 juin 1986

11) , est abrogé.

Art. 33

12) Le Département de la justice, de la sécurité et des finances est chargé de l'application du présent règlement.

Art. 34

1 Le présent règlement entre immédiatement en vigueur.

2 Il sera publié dans la Feuille officielle et inséré au Recueil de la législation neuchâteloise.

11) RLN XI 480

12) Teneur selon A du 24 mai 2006 (FO 2006 N° 39) ccès aux fichiers brogation r