Règlement de gestion opérationnelle des services de l'administration cantonale neuchâteloise

Règlement de gestion opérationnelle des services de l'administration cantonale neuchâteloise (Règlement GestionNE) j uillet 2024 Le Conseil d’État de la République et Canton de Neuchâtel, vu la loi sur l'organisation du Conseil d'État et de l'administration cantonale (LCE), du 22 mars 1983

1 ) ; vu la loi sur les finances de l'État et des communes (LFinEC), du 24 juin 2014

2 ) ; vu la loi sur le statut de la fonction publique (LSt), du 28 juin 1995 3 ) ; vu le décret sur le programme de réformes de l’État, du 29 septembre 2015 4 ) ; vu le décret portant sur la limitation de l'effectif du personnel de l'État, du 3 décembre 2015 ; vu le règlement général d'exécution de la loi sur les finances de l'État et des communes (RLFinEC), du 20 août 2014

5 ) ; vu l'arrêté sur la gestion des risques et le contrôle interne au sens de l'article 6 du règlement sur le contrôle des finances, du 29 mai 2007

6 ) ; vu la conception de la gestion opérationnelle des services, du 14 ja nvier 2015 ; sur la proposition du conseiller d'État , chef du Département des finances et de la santé, arrête : CHAPITRE PREMIER Généralités Article premier Le présent règlement définit les règles de gestion applicables à l'ensemble des services de l'État . Le respect de ces règles doit permettre la standardisation des objectifs fixés, dans le but d'assurer un lien entre la conduite de l'État et la délivrance des prestations des services.

Art. 2 7 ) 1 L e - la chef - fe de département signe avec ses chef - fe - s de service un

accord annuel (ci - après : accord GestionNE) sur les prestations, les objectifs, les mesures d’amélioration continue et les ressources mises à sa disposition .

2 Le service entre dans le système GestionNE à la signature du premier accord .

3 Abrogé

4 Abrogé FO 2016 N o 47

1 ) RSN 152.100

2 ) RSN 601

3 ) RSN 152.510

4 ) RSN 601.21

5 ) RSN 601.0

6 ) RSN 601.51

7 ) Teneur selon A du 21 janvier 2019 (FO 2019 N° 4) avec effet rétroactif au 1 e r janvier 2018 et A du 8 juillet 2024 (FO 2024 N°28) avec effet rétroactif au 1 er juillet 2024

Art. 3

8 ) CHAPITRE 2 QualitéNE

Art. 4 9 ) QualitéNE implique pour les services :

a) la description de sa mission, de son organisation et de ses prestations (ci - après : MOP) ; b) la description tenue à jour des processus essentiels, y compris l'identification des risques et des contrôles, en lien avec les exigences fixées par le contrôle cantonal des finances (CCFI) en matière de système de contrôle interne (SCI), tel que décrit dans l'arrêté sur la gestion des risques et le contrôle interne au sens de l'article 6 du règlement sur le contrôle des finances ; c) des enquêtes de satisfaction auprès de ses usagers - ères (enquête externe) et auprès de ses collaborateurs - trices (enquête interne) ; d) la saisie des h eures sur les prestations ; e) la définition d'objectifs et d'indicateurs ; f) les entretiens annuels de développement, dans le cadre du processus d'appréciation, durant lesquels les objectifs du service sont déclinés en objectifs individuels ; g) une revue annuelle en intégrant des mesures d'amélioration continue.

Art. 5 Durant l'année qui précède la signature du premier accord GestionNE ,

le service établit le MOP et débute la description des processus. L'outil de saisie des heure s est configuré sur la base du catalogue des prestations et paramétré en fonction des spécificités du service.

Art. 6 10 ) 1 Dans une optique d'amélioration continue, les étapes de QualitéNE

sont reconduites annuellement par le service .

2 Des enquêtes de satisfaction internes et externes sont menées en principe au minimum une fois tous les quatre ans. Après discussion entre le - la chef - fe de département et le - la chef - fe de service, elles sont intégrées comme objectifs dans les accords Ges tionNE des exercices concernés.

3 L’office d’organisation (OORG) assure la coordination des enquêtes de satisfaction externes. Il en informe la Conférence des secrétaires généraux .

4 Le service organise une revue annuelle durant laquelle les résultats des enquêtes de satisfaction, l'atteinte des objectifs et l'utilisation des ressources sont analysés et des mesures d'amélioration sont proposées.

8 ) Abrogé par A du 8 juillet 2024 (FO 24 N°28) avec effet rétroactif au 1 er juillet 2024

9 ) Teneur selon A du 8 juillet 2024 (FO 2024 N°28) avec effet rétroactif au 1 er juillet 2024

10 ) Teneur selon A du 21 janvier 2019 (FO 2019 N° 4) avec effet rétroactif au 1 e r janvier 2018 et A du 8 juillet 202 4 (FO 2024 N°28) avec effet rétroactif au 1 er juillet 2024

Art. 7

11 ) 1 Le MOP doit être signé par le - la chef - fe de service, le département ainsi que par l'OORG et le service financier (SFIN) qui assurent la cohérence et la bonne structure de ce document.

2 La validation finale de ce document demeure de la compétence du - de la chef - fe de département.

Art. 8 L'OORG, après consultation de la Conférence des secrétaires généraux

et en collaboration avec les services centraux concernés, émet les directives concernant les éléments de gestion cités ci - dessus et accompagne les services dans la réalisation de ces tâches. Art . 9

12 ) 1 Le service est responsable de l'introduction et de la mise à jour de QualitéNE. Il doit respecter le calendrier défini par l'OORG, avec la collaboration des secrétariats généraux et du service de la chancellerie, et les services centraux concernés .

2 L'OORG, en collaboration avec les secrétariats généraux et le service de la chancellerie, assure que les services suivent les étapes de QualitéNE. CHAPITRE 3 Accord GestionNE

Art. 10 13 ) L'accord GestionNE est établi sur la base du catalogue de prestations

provenant du MOP validé et des ressources (financières et humaines) telles que mentionnées dans la version validée la plus récente du budget. Il comprend : a) l'évolution de l'environnement du service et des impacts sur ses pres tations ; b) les objectifs du service liés au programme de législature, à sa feuille de route et à son plan financier ; c) les objectifs stratégiques du service, hors feuille de route du programme de législature ; d) les mesures d’économie, hors plan financier du programme de législature ; e) les objectifs GestionNE sur les prestations et mesures d’amélioration ; f) le catalogue de prestations provenant du MOP validé.

Art. 11 1 La signature de l'accord ne peut se faire que si le service a introduit le

système de gestion QualitéNE.

2 Pour la signature du premier accord, les conditions de base définies à l'article

5 s'appliquent.

Art. 12

14 ) 1 L'accord GestionNE est sign é par le - la chef - fe de département et le - la chef - fe de service, sauf exception, au plus tard à fin février de l'année concernée par l'accord.

2 Le s secrétariat s généraux et le service de la chancellerie informe nt sans délai l’OORG de la fin de la procédure d’établissement des accords .

11 ) Teneur selon A du 8 juillet 2024 (FO 2024 N°28) avec effet rétroactif au 1 er juillet 2024

12 ) Teneur selon A du 8 juillet 2024 (FO 2024 N°28) avec effet rétroactif au 1 er juillet 2024

13 ) Teneur selon A du 21 janvier 2019 (FO 2019 N° 4) avec effet rétroactif au 1 e r janvier 2018

14 ) Teneur selon A du 8 juillet 2024 (FO 2024 N°28) avec effet rétroactif au 1 er juillet 2024

Art. 13

15 ) 1 Les secrétariats généraux et le service de la chancellerie coordonnent l'élaboration de l'accord GestionNE.

2 Le respect de l'accord est assuré par les ser vices qui établissent le suivi des objectifs (rapports GestionNE) aux dates des 30 juin et 31 décembre. Ce dernier rapport est plus complet et informe sur l'utilisation réelle des ressources.

3 Le service met ces rapports à la disposition de son secrétariat général ou du service de la chancellerie .

4 L'OORG met à disposition le modèle de l'accord, avant la fin du mois d'octobre de l'année qui précède la signature de l'accord. CHAPITRE 4

16 )

Art. 14 et 15

17 ) CHAPITRE 5

18 )

Art. 16 à 20 19 )

CHAPITRE 6 Dispositions finales

Art. 22 20 )

Art. 23 L'arrêté concernant un projet pilote de gestion des services par

enveloppe budgétaire et mandat de prestations, du 28 janvier 2013

21 ) , est abrogé.

Art. 24 Le système GestionNE n'intègre pas la notion d'enveloppe budgétaire

réglée aux articles 69 LFinEC et 56 RLFinEC.

Art. 25 1 Le présent règlement entre en vigueur au 1 er décembre 2016.

2 Il sera publié dans la Feuille officielle et insé ré au Recueil de la législation neuchâteloise.

15 ) Teneur selon A du 21 janvier 2019 (FO 2019 N° 4) avec effet rétroactif au 1 e r janvier 2018 et A du 8 juillet 2024 (FO 2024 N°28) avec effet rétroactif au 1 er juillet 2024

16 ) Abrogé par A du 21 janvier 2019 (FO 2019 N° 4) avec effet rétroactif au 1 e r janvier 2018

17 ) Abrogés par A du 21 janvier 2019 (FO 2019 N° 4) avec effet rétroac tif au 1 e r janvier 2018

18 ) Abrogé par A du 8 juillet 2024 (FO 2024 N° 28) avec effet rétroactif au 1 e r juillet 2024

19 ) Abrogés par A du 8 juillet 2024 (FO 2024 N° 28) avec effet rétroactif au 1 e r juillet 2024

20 ) Abrogé par A du 8 juillet 2024 (FO 20 24 N°28) avec effet rétroactif au 1 e r juillet 2024

21 ) FO 2013 N° 5