Loi sur le traitement de données à des fins de gestion administrative et financière au sein de l'État

Loi sur le traitement de données à des fins de gestion administrative et financière au sein de l'État janvier 2018 Le Grand Conseil de la République et Canton de Neuchâtel, vu la convention relative à la protection des données et la transparence dans les cantons de Jura et Neuchâtel (CPDT - JUNE ) , du 9 mai 2012 1 ) ; vu l’article 176 de la loi sur les contributions directes (LCDir), du 21 mars 2000 2 ) ; sur la proposition du Consei l d'État, du 20 septembre 2017, décrète : Article premier

1 La présente loi régit le traitement et l'accès en ligne aux données personnelles et sensibles, ainsi qu'aux données soumises au secret fiscal, nécessaires à l'accomplissement des tâches de gestion administrative et financière au sein de l'État.

2 Les données traitées à des fins statistiques et analytiques le sont conformément à la loi sur la statistique cantonale (LStat), du 25 janvier 2011 3 ) .

Art. 2 1 Est institué un fichi er destiné à permettre le traitement de données

conformément à la présente loi (ci - après: « fichier central » ).

2 Le Conseil d'État exerce la haute surveillance sur ce fichier.

3 Il désigne la ou les entités chargées, dans le cadre de la tenue du fichier cen tral, de : a) organiser administrativement la gestion ; b) tenir à jour le registre des bénéficiaires d’accès ; c) régler les conditions d’accès et d’utilisation ; d) contrôler l’exploitant ; e) s’assurer que les normes de sécurité sont suffisantes ; f) ré gler la procédure de destruction des historiques.

Art. 3 Au sens de la présente loi, on entend par :

d estinataires : les entités administratives, judiciaires et législatives de l'État, ainsi que les foncti ons et les charges qui y sont ratta chées, qui doivent faire appel, aux fins d'accomplir leurs tâches, aux données détenues par d'autres entités de l'État ; FO 201 7 N o 52

1 ) RSN 150.30

2 ) RSN 631.0

3 ) RSN 150.6

d iffuseurs : les entités administratives, judiciaires et législatives de l'État, et les fonctions et les charges qui y sont rattachées, ainsi que les autorités communales, qui détiennent des données nécessaires à l'accomplissement des tâches des destinataires.

Art. 4 1 Les destinataires sont responsables du respect des dispositions

relatives à la protection et au maintien du secret des données traitées.

2 Les diffuseurs informent les destinataires de l'existence de prescriptions particulières applicables aux données traitées.

Art. 5

1 Hormis les données personnelles, seules les données sensibles entrant dans les catégories suivantes peuvent être traitées par les destinataires, dans la mesure nécessaire à l'accomplissement de leurs tâches : a) les données sur les activités politiques et syndicales ; b) les données sur la santé, limitées aux causes d'absences d'un collaborateur et de leur durée, ou ses besoins particuliers ; c) les données sur l'appartenance religieuse ; d) les données sur les mesures d'aide sociale ou d'assistance ; e) les do nnées sur le s poursuites ou sanctions pénales ou administratives.

2 Est exclue dans le cadre de la présente loi la transmission de données sur les opinions religieuses, philosophiques, politiques et syndicales ainsi que les données sur les activités religieuses et phil osophiques.

3 Les autorités fiscales peuvent transmettre les données soumises au secret fiscal nécessaires à l'accomplissement des tâches des destinataires.

4 Le Conseil d'État précise quelles données personnelles et sensibles et quelles données soumises au secret fiscal peuvent être transmises conformément à la présente loi.

Art. 6 1 Le service en charge des finances peut traiter les données

mentionnées à l'article 5, alinéas 1 et 3 , nécessaires à l'accom plissement de ses tâches de recouvrement, de paiement et de comptabilisation.

2 Le Conseil d'État précise les tâches nécessitant le traitement de données sensibles et de données soumises au secret fiscal.

Art. 7

1 Le service en charge de la logistique et des acquisitions peut traiter les données mentionnées à l'article 5, alinéa 1 nécessaires à l'accomplissement de ses tâches de facturation, de comptabilisation, de gestion des commandes de prestati ons ou de marchandises auprès de tiers ou par des tiers ainsi que de leur suivi.

2 Le Conseil d'État précise les tâches nécessitant le traitement de données se nsibles. traitées service en charge des finances service en charge de la logistique et des acqui sitions

Art. 8

1 Le service en charge des resso urces humaines peut récolter et traiter les données mentionnées à l'article 5, alinéa 1, dans la mesure nécessaire à l'accomplissement de ses tâches telles qu’elles découlent de la loi sur le statut de la fonction publique (LSt), du 28 juin 1995 4 ) et de sa réglementation d’exécution 5 ) .

2 Le service en charge des ressources humaines peut transmettre des données concernant le personnel de l’État aux autorités et fonctions suivantes, dans le seul but de leur permettre d’accomplir leurs tâches telles qu’elles découlent de la LSt et de sa régle mentation d’exécution : – Conseil d'État ; – chefs et cheffes de département ; – secrétaires généraux ; – chefs de service ou d'office ; – responsables d'unités administratives ; – cadres désignés par le Conseil d’État.

3 Les données traitées sont fournies par les employés eux - mêmes ou leur hiérarchie, sous réserve d'un traitement de données prévu par d'autres lois cantonales ou fédérales.

4 Le service en charge des ressources humaines traite les données concernant le personnel des établissements autonomes cantonaux dans la mesure nécessaire à l'accomplissement des tâches de gestion du personnel telles qu'elles lui sont confiées par une loi d' organisation ou un contrat de prestations.

5 Le Conseil d'État précise les tâches nécessitant le traitement de données sensible s.

Art. 9 1 Les données du diffuseur, y compris celles soumises au secret fiscal,

peuvent être consultées ou récoltées en ligne par le destinataire.

2 Chaque utilisateur du fichier central reçoit des droits d’accès personnels et secrets.

3 Le Conseil d’État définit les accès aux données personnelles et sensibles, ainsi qu'aux données soumises au secret fiscal, et leurs modalités.

Art. 10 Le diffuseur peut communiquer les données, y compris les données

soumises au secret fiscal, en les introduisant dans le fichier du destinataire ou dans le fichier central. Ar t. 11 1 Les données traitées sont conservées aussi longtemps que cela est nécessaire à l'accomplissement des tâches du c ontrôle cantonal des finances, en sus de celles des services concernés.

2 Demeure réservée la loi sur l'archivage (LArch), du 22 février 2011 6 ) .

4 ) RSN 152.510

5 ) RSN 152.511

6 ) RSN 442.20 service en charge des ressources humaines

Art. 12

1 Le service informatique de l'entité neuchâteloise met en place un système de journalisation permettant de contrôler les accès aux données traitées.

2 Il met également en place un système de journalisation de la modification des données.

Art. 13 1 Le service informatique de l'entité neuchâteloise est chargé :

a) de procéder à l'extraction de données à des fins statistiques lorsqu'il en est requis ; b) de procéder à l'extraction de données sur dema nde du responsable du fichier ou avec son accord ; c) d'octroyer les droits d'accès conformément à la présente loi et son règlement d'application ; d) de s'assurer que les données sont protégées contre un emploi abusif en prenant des mesures organisationnelles et techniques appropriées ; e) de veiller à l'intégrité, à la disponibilité et à la confidentialité des données ; f) de mettre en place un historique des transactions ; g) de gérer l’infrastructure technique du fichier central ; h) de pr oposer aux entités désignées par le Conseil d'État conformément à l'article 2, alinéa 3 , l’adaptation des normes de sécurité en fonction de l’évolution technologique.

2 Il procède à une revue annuelle des droits d'accès.

3 Il a accès aux données personnelle s et aux données sensibles traitées dans la mesure nécessaire à l'accomplissement des tâches décrites à l'alinéa 1.

Art. 14 Le Conseil d'État arrête les dispositions d'exécution.

Art. 15 Les règles sur la protection d es données s'appliquent pour le surplus.

Art. 16 La modification du droit en vigueur figure en annexe 1.

Art. 17 La présente loi est soumise au référendum facultatif.

Art. 18

1 Le Conseil d'État pourvoit, s'il y a lieu, à la promulgation et à l'exécution de la présente loi.

2 Il fixe la date de son entrée en vigueur. Loi promulguée par le Conseil d' É tat le 22 janvier 2018. L’entrée en vigueur est fixée avec effet au 1 er janvier 2018.

Annexe 1 MODIFICATION DU DROIT EN VIGUEUR La loi sur le contrôle cantonal des finances (LCCF), du 3 octobre 2006 7 ) , est modifiée comme suit :

Art. 17a (nouveau)

Le CCF peut accéder en ligne à toutes les données nécessaires à l'accomplissement des tâches mentionnées aux articles 13 à 15 LCCF, y compris les données sensibles et les données soumises au secret fiscal.

7 ) RSN 601.3 des