ARRÊTÉ réglant les modalités de passage à l'organisation de la gestion financière et comptable consécutive à la réorganisation des départements de l'administration

ARRÊTÉ 172.215.1.2 réglant les modalités de passage à l'organisation de la gestion financière et comptable consécutive à la réorganisation des départements de l'administration (AGIRA) du 11 février 1998 LE CONSEIL D'ÉTAT DU CANTON DE VAUD vu les articles 61, 64 et 84 de la loi du 11 février 1970 sur l'organisation du Conseil d'Etat, modifiée le 17 juin 1997 [A] vu le règlement du 12 novembre 1997 sur les départements de l'administration [B] vu les préavis des Départements des finances et de l'intérieur et de la santé publique [C] arrête [A] Loi du 11.02.1970 sur l'organisation du Conseil d’Etat ( BLV 172.115) [B] Règlement du 02.07.2012 sur les départements de l'administration ( BLV 172.215.1) [C] Voir l'organigramme de l'Etat de Vaud Titre I Principes

Art. 1

1 Le présent arrêté règle les modalités de la gestion financière et comptable dans la période transitoire conduisant à l'organisation définitive consécutive à la réorganisation des départements de l'administration, plus communément désignée sous le nom d'opération «DUPLO», ainsi que les modalités du changement définitif.

Art. 2

1 Les principes de base de la réorganisation comptable et financière sont les suivants: - l'organisation de la gestion financière et comptable est adaptée au 1er janvier 1999; - du 21 avril 1998 au 31 décembre 1998, les nouveaux départements règlent les modalités de fonctionnement par délégation de compétences aux intervenants; - les nouveaux départements sont pleinement responsables de la gestion du budget de leur nouvelle structure dès le 21 avril 1998.

Titre II Exploitation du buget 1998

Art. 3

1 Le budget 1998 est converti au 21 avril 1998 selon l'organisation découlant de la réorganisation des départements de l'administration à titre d'information uniquement. Son exploitation dans les systèmes comptables et financiers ne fait pas l'objet d'une conversion.

Art. 4

1 En 1998, les nouveaux départements exploitent le budget des services les composant sans modification comptable ou de gestion financière, à l'exception des divisions et fusions de services.

Art. 5

1 Pour la seule année 1998, le Conseil d'Etat peut exploiter le budget dans une autre organisation que celle prévue par le vote du Grand Conseil sur le budget.

Art. 6

1 Les départements cibles règlent l'organisation nécessaire durant la période transitoire, notamment au travers de délégations de compétences dans le domaine du contrôle interne.

Art. 7

1 Les groupes d'analyses départementaux (GAD) sur proposition de groupes de travail ad hoc sont chargés de régler formellement les modalités des délégations de compétence d'ici au 15 mars 1998. Titre III Comptes de l'exercice 1998

Art. 8

1 Les comptes de l'exercice 1998 seront présentés, pour adoption, au Grand Conseil de manière détaillée selon la nouvelle organisation. A cette occasion, le budget 1998 sera présenté selon la nouvelle organisation.

Art. 9

1 Les comptes de fonctionnement de l'année 1998 seront également présentés selon l'ancienne organisation et mis en comparaison avec le budget 1998 tel que voté par le Grand Conseil. Cette présentation sera résumée.

Art. 10

1 Les comptes de l'année 1998 ne seront pas présentés de manière partielle. Il n'est pas prévu de boucler les comptes de l'exercice allant du 1er janvier 1998 au 21 avril 1998 et de pouvoir ainsi produire des comptes pour les quatre premiers mois de l'année ou pour les huit derniers mois de l'année.

Art. 11

1 Avec délai au 30 avril 1998, les anciens responsables hiérarchiques d'entités déplacées ou divisées font rapport et informent les nouveaux responsables, lesquels les déchargent de la gestion du 1er janvier au 21 avril 1998; le rapport comprend au minimum un inventaire des grands projets en cours, un état circonstancié de la consommation du budget, une liste des problèmes particuliers. Les groupes d'analyses départementaux (GAD) sont chargés de régler les modalités de reprise des comptes de première partie de l'année d'ici au 15 mars 1998. Titre IV Budget 1999

Art. 12

1 Dès le 21 avril 1998, le budget 1999 sera élaboré dans la nouvelle organisation. Les directives budgétaires 1999 émises d'ici au 15 février 1998 par le Département des finances décriront la procédure d'élaboration.

Art. 13

1 Une procédure de reprise des budgets 1999 en élaboration par la nouvelle organisation sera établie d'ici au 15 mars 1998 par la direction de projet. Ses modalités d'exécution seront élaborées par les groupes d'analyses départementaux (GAD). Titre V Plate-forme informatique comptable et financière

Art. 14

1 Les services concernés par un changement de département continuent d'utiliser leur plate-forme informatique au cours de la période transitoire. Dans les cas où une migration anticipée recèlerait des avantages évidents, les services concernés pourraient être autorisés à migrer d'une plate-forme à l'autre. Les articles 16 et 17 du présent règlement restent applicables.

Art. 15

1 Les départements cibles étudient la possibilité de faire migrer au 1er janvier 1999 les services arrivant sur leur plate-forme, en tenant compte des priorités définies dans le cadre du Plan directeur de l'informatique financière.

Art. 16

1 Les départements, au travers des groupes d'analyses départementaux (GAD), élaborent un inventaire des problèmes liés aux transferts de certains services et une étude d'opportunité en tenant compte des priorités définies dans le cadre du Plan directeur de l'informatique financière. En collaboration avec les services transversaux, la direction de projet soumet au Comité de pilotage les scénarios de modification retenus, d'ici au 28 février 1998.

Art. 17

1 Les départements planifient, en coordination avec le Service des finances (SFI) , les modifications nécessaires aux logiciels comptables et financiers afin de respecter le présent règlement et chargent le Centre informatique de l'Etat de Vaud (CIEV) de les exécuter conformément au scénario de modification retenu. Titre VI Application salaire

Art. 18

1 le Service du personnel de l'Etat de Vaud (SPEV) est chargé d'adapter les fonctionnalités liées aux salaires afin d'être en mesure de suivre les modifications prévues dans le présent arrêté. En particulier, ces adaptations doivent intégrer la mutation des unités budgétaires au 1er janvier 1999 comme délai impératif de mise en oeuvre. Titre VII Unités budgétaires

Art. 19

1 En termes d'exploitation du budget, le changement de numérotation des unités budgétaires (UB) s'effectuera au 1er janvier 1999.

Art. 20

1 En termes d'élaboration du budget, le changement de numérotation des unités budgétaires (UB) s'effectuera au 21 avril 1998.

Art. 21

1 Sous réserve de modifications ultérieures, la nouvelle numérotation des UB est fixée par le Département des finances. Titre VIII Dérogations

Art. 22

1 Le Conseil d'Etat peut, sur proposition du comité de pilotage de l'opération DUPLO, décider des dérogations ponctuelles au présent arrêté. Il tiendra compte des contraintes liées à l'application salaire (Zadig).

Titre IX Entrée en vigueur

Art. 23

1 Les départements des finances et de l'intérieur et de la santé publique sont chargés de l'exécution du présent arrêté qui entre immédiatement en vigueur.