Arrêté d'exécution de la loi sur les archives de l'Etat

Arrêté d'exécution de la loi sur les archives de l'Etat août 2013 Le Conseil d'Etat de la République et Canton de Neuchâtel, vu la loi sur les archives de l'Etat, du 9 octobre 1989; sur la proposition des conseillers d'E tat, chefs des départements des Finances, de Justice et de l'Instruction publique, arrête: CHAPITRE PREMIER Dispositions générales Article premier

1 ) 1 Les archives de l'Etat relèvent du Département de la justice, de la sécurité et de la cul ture (ci - après: le département).

2 Elles sont conservées, administrées et mises en valeur par le service des archives de l'Etat (ci - après: le service).

Art. 2

1 Les archives de l'Etat comprennent les principaux fonds suivants: a) archives de l'ancie n régime; b) archives du Grand Conseil; c) archives judiciaires; d) archives de l'administration cantonale et des institutions paraétatiques; e) archives notariales; f) archives de l'état civil; g) "archives pour demain".

2 Elles peuvent conserver d'autres fonds d'origine publique ou privée s'ils présentent un intérêt historique.

Art. 3

1 Le service a notamment les tâches suivantes: a) collecter, classer et conserver les archives de l'Etat; b) délivrer aux administrations et aux partic uliers des copies ou des extraits de documents; c) surveiller les archives des différents services de l'Etat, des institutions paraétatiques ainsi que celles des communes; d) publier des documents historiques concernant le canton de Neuchâtel; e) gérer une bibliothèque administrative et une bibliothèque consacrée à l'histoire. RLN XV 26

1 ) La désignation du département a été adaptée en application de l'article 12 de l'A fixant les attributions et l'organisation des départements et de la chancellerie d'Etat, du 26 juillet 2013 (FO 2013 N° 31), avec effet au 1 er août 2013.

2 Le service peut édicter des directives concernant le préarchivage, l'archivage, le tri et l'élimination de documents, ainsi que la consultation des archives. Art . 4 Il ne peut être constitué d'archives parallèles aux archives de l'Etat avec des documents originaux, des doubles ou des copies qui devraient être versés à celles - ci. CHAPITRE 2 Préarchivage

Art. 5

1 La chancellerie, les départements et les unités administratives qui leur sont subordonnées, les autorités judiciaires et les institutions paraétatiques préarchivent les documents périmés nés de leur activité ou dont la garde leur est confiée, en particulier: a) les documents ayant servi à l'élab oration des lois et règlements (avant - projets, projets, procès - verbaux, rapports, observations, etc.); b) les dossiers judiciaires et administratifs; c) les registres; d) les autres documents de valeur permanente destinés à une conservation durable, quel q u'en soit le support matériel.

2 Ils assurent la sécurité et la conservation des documents préarchivés.

3 Les fichiers sont au surplus soumis à la loi cantonale sur la protection de la personnalité, du 14 décembre 1982, et à son règlement d'exécution.

Art. 6

1 La durée du préarchivage est en principe de 10 ans.

2 En matière judiciaire, elle est de: a) 50 ans pour les registres et les jugements et procès - verbaux conservés hors des dossiers; b) 50 ans pour les dossiers des tribunaux civils, lorsque la ca use touche à la sphère intime des personnes, des autorités de tutelle et des tribunaux pénaux, à l'exception des causes relevant du tribunal de police ou jugées par le président de l'autorité tutélaire; c) 30 ans pour les dossiers des juges d'instruction; d) 15 ans pour les dossiers du ministère public, s'agissant des affaires suspendues; e) 10 ans pour les autres dossiers et documents des autorités judiciaires.

3 Sont réservées les dispositions spéciales fixant d'autres délais de conservation de documents.

Art. 7 Le service des archives est l'autorité compétente pour autoriser

l'élimination des documents importants.

CHAPITRE 3 Archives

Art. 8 Au terme de leur préarchivage, les documents conservé s sont versés

aux archives de l'Etat accompagnés d'un bordereau.

Art. 9

1 Les documents qui ne présentent pas d'intérêt, selon l'avis du service des archives, sont détruits.

2 La destruction intervient de façon à protéger les intérêts publics et privés. CHAPITRE 4 Consultation

Art. 10

1 Les documents versés aux archives de l'Etat peuvent être consultés en tout temps par l'autorité ou le service dont ils émanent, ainsi que par la personne qu'ils concernent.

2 Ils sont accessibles au pu blic 35 ans après le terme de leur préarchivage.

3 Le service peut limiter ou refuser la communication ou la consultation de documents susceptibles de mettre en péril des intérêts publics ou privés prépondérants.

4 Il peut en outre limiter la communication d e documents originaux pour assurer leur sauvegarde ou pour des raisons touchant à l'organisation de ses activités.

Art. 11

1 Pour autant que des garanties suffisantes soient données en ci qui concerne la protection des intérêts publ ics et privés, le département peut autoriser la consultation de documents versés aux archives de l'Etat, à des fins purement scientifiques, avant l'expiration du délai de 35 ans prévu à l'article précédent.

2 La demande de consultation est adressée au servi ce, qui la transmet au département avec son préavis.

Art. 12 La consultation des archives par le public a lieu dans une salle de

lecture aménagée à cet effet durant ses heures d'ouverture.

Art. 13 Sur demande écrite, des do cuments ou des copies de documents

peuvent être communiqués à des collectivités publiques lorsqu'ils sont nécessaires à l'exécution de leur tâche.

Art. 14 Sous réserve de réciprocité, des documents peuvent être prêtés aux

archives, bibliothèques e t musées, ainsi qu'à d'autres institutions analogues offrant les garanties nécessaires, sous leur responsabilité.

Art. 15 Le service n'entreprend pas de recherches importantes pour le

compte de particuliers sans l'accord du département.

Art. 16 Les auteurs de publications faites à partir de documents des archives

sont tenus d'en indiquer la source et d'en déposer un exemplaire auprès du service.

CHAPITRE 5 Dispositions spéciales

Art. 17

1 En matière d'état civil, la délivrance d'extraits incombe aux officiers d'état civil des arrondissements concernés.

2 Pour le surplus, les archives de l'état civil sont soumises à l'ordonnance sur l'état civil, du 1 er juin 1953

2 ) et au règlement sur l'état ci vil, du 14 décembre

1987

3 )

.

Art. 18 Les archives notariales sont constituées par les dépôts effectués

conformément à la loi sur le notariat, du 27 février 1973

4 ) et son règlement d'exécution, du 29 mai 1973

5 )

. CHAPITRE 6 Disposition s financières

Art. 19

1 Les travaux effectués par le service pour l'administration cantonale sont gratuits.

2 Les travaux effectués pour d'autres collectivités publiques ou des particuliers sont facturés sur les bases suivantes: Fr. a) heure ............................ 40. – b) c opie de documents ..... 20. – ou selon le tarif horaire lorsque le document présente des difficultés paléographiques ou linguistiques; c) photocopie A4 .............. 1. – l'exemplaire d) photocopie A3 .............. 3. – l'exemplaire

3 Les renseignements fournis et les rec herches effectuées par le service sont gratuits s'ils ne nécessitent pas plus d'un quart d'heure de travail. CHAPITRE 7 Voies de recours

Art. 20

6 ) Les décisions du service peuvent faire l'objet d'un recours au département, puis au Tribunal cantona l , conformément à la loi sur la procédure et la juridiction administratives, du 27 juin 1979

7 )

. CHAPITRE 8 Dispositions finales

2 ) RSN 211.112.1

3 ) RSN 212.120; actuellement R du 5 juillet 2000 (FO 2000 N° 52)

4 ) RLN IV 303; actuellement L du 26 août 19 96 (RSN 166.10)

5 ) RSN 166.101; actuellement R du 22 décembre 1997

6 ) Teneur selon A du 22 décembre 2010 (FO 2010 N° 51) avec effet au 1 er janvier 2011

7 ) RSN 152.130

Art. 21 Les dispositions suivantes sont abrogées:

a) règlement des archives de l'Etat, du 3 décembre 1965

8 ) ; b) rè glement sur la conservation et l'élimination des documents judiciaires, du

20 janvier 1970

9 ) ; c) règlement pour la conservation, le tri et l'élimination d'archives dans les services de l'Etat, du 9 septembre 1981

10 )

.

Art. 22

1 Le présent arrêté entre immédiatement en vigueur.

2 Il sera publié dans la Feuille officielle et inséré au Recueil de la législation neuchâteloise.

8 ) RLN III 624

9 ) Non publié

10 ) Non publié