Règlement d'exécution de la loi sur les établissements spécialisés pour personnes âgées

Règlement d'exécution de la loi sur les établissements spécialisés pour personnes âgées août 2013 Le Conseil d'Etat de la République et Canton de Neuchâtel, vu la loi de santé (LS), du 6 février 1995

1 ) ; vu la loi sur l es établissements spécialisés pour personnes âgées (LESPA), du

21 mars 1972

2 ) ; vu la loi sur les subventions, du 1 er février 1999

3 ) ; vu le règlement sur l'autorisation et la surveillance des institutions (RASI), du

21 août 2002

4 ) ; vu le préavis du Conseil de santé, du 20 juin 2002; sur la proposition de la conseillère d'Etat, cheffe du Département de la justice, de la santé et de la sécurité, arrête: CHAPITRE PREMIER But Article premier Le présent règlement a pour but de définir et de préciser les modalités financières découlant de la loi sur les établissements spécialisés pour personnes âgées (LESPA). CHAPITRE 2 Organisation

Art. 2

5 ) 1 Le Département des finances et de la santé (ci - après: le département) est chargé de l'appl ication de la loi sur les établissements spécialisés pour personnes âgées (LESPA), du 21 mars 1972, et de ses dispositions d'exécution.

2 Le service de la santé publique (ci - après: le service) est l'organe d'exécution du département conformément à l'article 8, alinéa 3, de la loi de santé (LS), du

6 février 1995.

3 Le service accomplit les tâches que lui confient la LESPA et le présent règlement. En outre, il applique les dispositions de la loi de santé et du règlement sur l'autorisation et la surveillance de s institutions en relation avec ce domaine. FO 2002 N o

63

1 ) RSN 800.1

2 ) RSN 832.30

3 ) RSN 601.8

4 ) RSN 800.100.01

5 ) La désignation du département a été adaptée en application de l'article 12 de l'A fixant les attributions et l'organisation des départements et de la chancellerie d'Etat, du 26 juillet 2013 (FO 2013 N° 31), avec effet au 1 er août 2013.

CHAPITRE 3 Bénéficiaires

Art. 3

1 Les établissements peuvent être reconnus d'utilité publique lorsqu'ils sont intégrés dans la planification cantonale, qu’ils sont constitués e n fondation ou association, qu'ils ne poursuivent aucun but lucratif, qu'ils satisfont aux autres conditions de la LS, notamment à celles prévues par les articles 79, 80,

81, 84 et 85 et qu'ils en font la requête au département.

2 La reconnaissance d'utilit é publique de l'établissement au sens de l'article 84 LS ouvre le droit aux subsides d'exploitation dès le premier jour du mois où la demande a été déposée au département.

3 La reconnaissance d'utilité publique, au sens des articles 84 LS et 5 et 6 LESPA, e st arrêtée par le Conseil d'Etat.

Art. 4 Pour être reconnus d’utilité publique, les établissements doivent en

outre appartenir, au sens des articles 28 et suivants du règlement sur l'autorisation et la surveillance d es institutions (RASI), à l’une des catégories suivantes: a) les foyers de jour; b) les appartements protégés; c) les homes; d) les homes médicalisés.

Art. 5 Conformément à l’article 2 LES PA, le présent règlement s'applique par

analogie aux établissements spécialisés pour adultes handicapés ou dépendants domiciliés dans le canton.

Art. 6 Les personnes hébergées dans des établissements reconnus d'utilité

publique peuvent bénéficier d'une aide financière directe à la personne adulte, âgée, handicapée ou dépendante.

Art. 7 Les perso nnes hébergées dans des établissements non reconnus

d'utilité publique peuvent bénéficier de subsides spéciaux, pour autant que lesdits établissements respectent les dispositions de l'article 19a LESPA, ainsi que celles des articles 15, 18 à 30 et 36 à 40 du présent règlement. CHAPITRE 4 Réduction des prix de pension

Art. 8

1 Les personnes n'ayant pas les ressources nécessaires pour assumer les frais de leur prix de pension en établissement et qui veulent faire valoir leurs droits à un prix de pension réduit doivent déposer une demande écrite auprès du service, sur le formulaire officiel prévu à cet effet.

2 La demande doit fournir des indications sur la situation familiale de la personne requérante et sur sa situation financière ac tuelle.

3 Elle doit parvenir au service dans les six mois suivant l'entrée dans l'établissement. - e - s - e - s dans - e - s - e - s dans

Art. 9

1 Le droit à un prix de pension réduit prend naissance le jour d'entrée dans l'établissement pour autant que soient re mplies toutes les conditions légales auxquelles il est subordonné, à défaut le premier jour du mois où les conditions sont remplies.

2 Le droit s'éteint le jour où l'une des conditions dont il dépend n'est plus remplie.

Art. 10 Le droit à un prix de pension réduit peut être accordé rétroactivement

sur une période n'excédant pas douze mois depuis le dépôt de la demande lorsque le service estime que les circonstances particulières du cas l'exigent.

Art. 11

1 Le re quérant, la requérante ou son représentant légal doit fournir tous les renseignements et justificatifs demandés, concernant ses revenus et son état de fortune. La personne autorisera, notamment le service, à enquêter auprès des établissements bancaires, pr opriétaires, gérances d'immeubles ou toute autre institution.

2 Les services cantonaux et communaux, les employeurs éventuels, les assureurs ainsi que les proches du requérant ou de la requérante sont tenus de fournir au service tous les renseignements util es à l'exécution de ses tâches.

3 Le requérant, la requérante ou son représentant légal doit également communiquer sans retard au service toute modification de sa situation financière.

Art. 12

1 Les ressources propres de chaque requérant - e doivent être au moins égales au minimum garanti par la législation sur les prestations complémentaires à l'assurance - vieillesse, survivants et invalidité (LPC).

2 Dans le cas contraire, le requérant ou la requérante peut demander l'ai de des services de l'action sociale pour financer la différence entre les ressources minimales garanties et ses ressources effectives.

3 Le requérant ou la requérante ne disposant pas des ressources minimales susvisées mais d'une fortune ne peut prétendre à une réduction de son prix de pension avant que sa fortune n'atteigne la limite fixée par la LPC.

Art. 13 Le service rend une décision sur chaque demande de réduction du

prix de pension. Il se prononce également lors de toute modification de la situation financière du requérant ou de la requérante.

Art. 14

6 ) 1 La participation des pouvoirs publics aux prix de pension correspond à la différence entre les ressources minima les de la personne hébergée et les prix de pension reconnus au sens de l'article 32, respectivement des articles 39, 39a et 40 du présent règlement.

2 Les jours d’entrée et de sortie sont pris en compte, sauf en cas de transfert d'une institution à une autr e (établissement ou hôpital). Dans ce cas, l’heure de référence est fixée à 12 heures.

3 Aucune journée de réservation de la chambre n'est prise en compte avant et après les jours d’entrée ou de sortie.

6 ) Teneur selon A du 21 décembre 2005 (FO 2005 N° 100) - e - s

4 En cas d’hospitalisation, de vacances ou de congé, un prix de réservation de la chambre correspondant aux 80% du prix de pension normalement exigible est pris en compte dès le 8 e jour.

Art. 15 Les établissements dont les résidant - e - s bénéficient d'une réduction

de leur prix de pension doivent: a) informer le service au moyen des formules officielles de toutes les situations ayant trait aux séjours des résidant - e - s bénéficiaires (avis d’entrée, de sortie, de transfert, de décès, avis de mutation – congés, vacances – etc.) dans les 10 jours suivant l’événement; b) contrôler les bordereaux mensuels de paiement de la participation des pouvoirs publics aux prix de pension et en attester l'exactitude jusqu'au 10 du mois suivant. A défaut, le paiement du bordereau suivant sera ajourn é.

Art. 16 Le département édicte les directives relatives aux modalités

d'intervention financière en matière de réduction des prix de pension.

Art. 17 Le service fixe, dans chaque cas d'espè ce, les modalités

d'intervention financière en faveur des personnes visées à l'article 19 LESPA, en séjour dans des établissements sis en dehors du canton. CHAPITRE 5 Subsides d’exploitation et prix de pension reconnus Section 1: Dispositions générales

Art. 18 La comptabilité doit être tenue d’après le plan comptable uniforme

neuchâtelois, sur la base d’une année civile.

Art. 19

1 Conformément à la loi, seules sont reconnues les charges réelles occasionnée s par une gestion judicieuse et économique, dûment comptabilisées, qu'elles soient couvertes par l'établissement lui - même ou par un fonds qui en dépend.

2 Sont pris en considération: a) les salaires versés au personnel jusqu'à concurrence des normes de subv entionnement applicables en matière de rémunération du personnel du domaine de la santé arrêtées par le Conseil d'Etat et des dispositions d'application décidées par le département; b) les prestations ordinaires versées à des institutions d'assurance ou de prévoyance en faveur du personnel; c) les prestations extraordinaires versées à des institutions d'assurance ou de prévoyance en faveur du personnel, sous la forme de contributions d'entrée ou de rappels de cotisations, dans la mesure où ces prestations o nt été préalablement admises par le département; d) toute autre dépense dont le principe et le montant ont été admis préalablement par le département. an comptable

Art. 20

7 ) Ne sont notamment pas pris en considération: a) les dépe nses occasionnées par la participation de la direction et du personnel à des congrès professionnels à l'étranger; b) les sommes versées aux résidant - e - s à titre d'argent de poche; c) les frais relatifs, notamment, aux honoraires pour soins dentaires, aux f rais d'acquisition d'articles de toilette personnels, aux frais de coiffeur, ainsi que les frais habituels à charge de la personne hébergée; d) les pertes sur débiteurs sans acte de défaut de biens; e) les pertes subies lors de la vente de titres; f) les s ommes dont est débité le compte d'exploitation pour la constitution de fonds de réserve en dehors des cas prévus aux articles 34 et 38, alinéas 4,

5 et 7, du présent règlement; g) les intérêts des comptes de construction avant consolidation. h) les frais m édicaux et thérapeutiques facturables aux assureurs - maladie;

Art. 21

8 ) 1 En principe et conformément à la LESPA, toutes les recettes sont prises en considération qu'elles soient réalisées par l'établissement lui - même ou p ar un fonds qui en dépend.

2 Sont notamment pris en considération: a) les pensions versées par les personnes hébergées; b) les participations des assureurs - maladie, des personnes hébergées et du canton aux coûts des soins; c) abrogé ; d) le rendement de la f ortune; e) le produit de la vente commerciale d'objets fabriqués dans l'établissement; f) les remboursements effectués par ou pour le personnel en contrepartie de prestations servies en nature; g) les remboursements d'indemnités pour perte de salaire en ca s d'accident, de maladie ou de service militaire du personnel.

Art. 22

1 Ne sont en principe pas pris en considération, sous réserve de l'alinéa 2: a) les bénéfices réalisés lors de la vente de titres; b) le produit d es collectes, kermesses et autres recettes de même nature; c) les dons et legs attribués à un but spécial.

2 Peuvent être pris en considération partiellement, dans une proportion décidée par le département selon l'importance de la somme et son affectation: a) le capital et le revenu des fonds spéciaux constitués par les libéralités de tiers et affectés à des buts déterminés; b) les dons et legs non attribués à un but spécial.

7 ) Teneur selon A du 15 décembre 2010 (FO 2010 N° 50) avec effet au 1 er janvier 2011

8 ) Teneur selon A du 15 décembre 2010 (FO 2010 N° 50) avec effet au 1 er janvier 2011

Art. 23 Les charges et les recettes liées à l’exploitation d’une cafétéria ou de

toute autre exploitation annexe reconnue, telle qu'ateliers ou exploitation agricole, sont comptabilisées de manière séparée et prises en compte dans le cadre des charges et recettes reconnues. Section 2: Comptes annuels d’exploitat ion

Art. 24

1 Les établissements reconnus d’utilité publique et les établissements non reconnus d’utilité publique qui souhaitent que leurs résidant - e - s puissent bénéficier de réduction de prix de pension doivent présenter leurs c omptes au service au moyen du fichier informatique prévu à cet effet. Ce fichier comprend notamment les comptes de bilan, de profits et pertes et autres annexes et doit être soumis au service jusqu’au 30 avril de l’année suivant l'exercice concerné.

2 Ces c omptes annuels doivent être révisés par une fiduciaire agréée, conformément à la directive édictée par le département.

3 En cas de non - respect des délais ou si les documents présentés ne respectent pas les exigences du présent règlement, le service cesse im médiatement tout versement et se réserve le droit de réclamer le remboursement intégral des versements effectués pour l’exercice concerné.

4 Les subventions sont octroyées sur la base des comptes annuels d’exploitation; tout versement effectué sur une base budgétaire doit être considéré comme acompte sur les subventions finales.

Art. 25

1 L’établissement est compétent pour adapter les effectifs du personnel soignant en fonction de l’évolution de l a dotation requise calculée selon la Méthode "Planification informatisée des soins infirmiers requis" (PLAISIR), dans le cadre des dispositions en vigueur.

2 La dotation requise doit être calculée et justifiée au moyen du fichier informatique prévu à cet ef fet.

3 Les charges salariales du personnel soignant liées à l'évolution des soins requis et les recettes des assureurs - maladie en découlant sont reconnues sous réserve de l'utilisation des fonds de fluctuation de recettes visés aux articles 34, 35 et 38, al inéa 5, du présent règlement.

4 La charge financière découlant d’une dotation en personnel soignant supérieure à 100% de la dotation requise n’est pas reconnue.

Art. 26

1 L’établissement est compétent pour gérer les autres postes de char ges, dans le respect des dispositions en vigueur.

2 Les écarts de ±10% entre les comptes présentés et ceux de l’année précédente doivent faire l'objet d'explications écrites, pour autant que cet écart représente un montant supérieur à 5000 francs.

3 L’établi ssement sollicite l’aval du service concernant toute modification substantielle de la structure de l’effectif en personnel du secteur socio - hôtelier ou de la structure des autres charges d’exploitation.

Art. 27

1 Les recettes de pensions et l es montants versés par les assureurs - maladie doivent être justifiés par les annexes informatisées officielles.

2 Concernant les autres postes de recettes, les écarts de ±10% entre les comptes présentés et ceux de l’année précédente doivent faire l'objet dotation requise PLAISIR autres charges recettes

d'e xplications écrites , pour autant que cet écart représente un montant supérieur à 5 . 000 francs. Section 3: Prévisions budgétaires

Art. 28

1 Les établissements ont l’obligation d’élaborer des prévisions budgétaires.

2 Dans des situat ions particulières, le service se réserve le droit de requérir leur présentation au moyen du fichier informatique prévu à cet effet.

Art. 29 Les dotations en personnel soignant portées au budget doivent

représenter le 95% de la dotati on requise selon la Méthode PLAISIR. Cette mesure doit permettre d’absorber en partie les fluctuations en termes de dotation requise.

Art. 30

1 Les prix de pension portés au budget sont avalisés par le département, respectivement le servi ce, le cas échéant après une procédure de négociation entre l'établissement et le service.

2 Les prix de pension avalisés sont appliqués dans le cadre du traitement des demandes de réduction des prix de pension. Ils doivent être confirmés ou infirmés sur la base des comptes annuels d’exploitation. Section 4: Etablissements reconnus d’utilité publique au sens de l’article

4 du présent règlement (établissements LESPA)

Art. 31

1 L'établissement est compétent pour tout renouvellement du matérie l et de l’équipement.

2 Pour toute nouvelle acquisition dépassant 10.000 francs par objet ainsi que pour tous travaux de transformation touchant au bâtiment, l’établissement soumet ses projets au service.

3 Les amortissements doivent être calculés sur les va leurs d’acquisition à hauteur de 5% sur les équipements techniques lourds (chauffage, ascenseurs notamment), de 12,5% sur les équipements médicaux, de 25% sur les équipements informatiques et de 10% sur les autres équipements.

4 Les amortissements du bâtim ent doivent être équivalents au montant de l’amortissement hypothécaire; à défaut, l’amortissement sera calculé à hauteur de 2% sur la valeur active.

Art. 32 L es prix de pension doivent être calculés de manière à ce qu’ils

cou vrent, respectivement qu’ils s’approchent le plus possible du prix coûtant.

Art. 33 Les pertes d’exploitation découlant d’une gestion conforme aux

dispositions du présent règlement sont reconnues par le département.

Art. 34

1 Un éventuel bénéfice d'exploitation réalisé par l'établissement est provisionné au fonds de fluctuation de recettes; le montant du fonds ne doit pas excéder 10% de l’équivalent d’une année de facturation aux assureurs - mala die. fices

2 Le service se réserve le droit de demander un remboursement partiel ou total des contributions à la réduction des prix de pension.

3 Pour le solde, le bénéfice est réinvesti dans l'établissement, sous forme d’amortissements extraordinaires ou de provi sions pour investissements futurs, conformément aux décisions prises dans chaque cas par le service.

Art. 35 Le fonds de fluctuation ne peut être utilisé qu'avec l'accord du

département. Section 5: Etabl issements non reconnus d’utilité publique (établissements privés)

Art. 36

1 La direction de l'établissement est compétente pour l'ensemble de sa gestion en conformité avec les dispositions légales en vigueur.

2 L'établissement qui offre à ses rési dant - e - s la possibilité d'obtenir des subsides spéciaux est soumis aux dispositions prévues aux articles 37 à 40 du présent règlement.

Art. 37

1 Le salaire du directeur ou de la directrice de l'établissement privé est reconnu à haut eur du salaire maximum que recevrait le directeur ou la directrice d'un établissement LESPA de même taille, le cas échéant après adaptation liée à l’horaire hebdomadaire de travail (42,5 heures au maximum).

2 En cas de gestion de l'établissement par un coup le, pour autant que le conjoint ou la conjointe n'occupe pas d'autre fonction spécifique dans l'institution, le salaire global pris en compte est au maximum le 170% de celui visé à l'alinéa 1.

Art. 38

1 Les charges sociales pay ées par un - e exploitant - e indépendant - e pour son propre compte sont reconnues selon les normes admises par le service cantonal des contributions.

2 A l'exclusion de tout autre type de contrat d'assurance sur la vie, les primes d’assurances sur la vie "risqu e pur" sont reconnues à 100% lorsqu’elles sont mises en garantie d’un crédit bancaire au nom de l'établissement.

3 Les charges fiscales effectives sont reconnues jusqu'à concurrence de 35% du bénéfice maximum admissible.

4 Les provisions sont acceptées pour autant qu’elles soient attribuées et utilisées dans les 3 ans qui suivent leur création, respectivement dans les 5 ans pour les projets de plus de 100.000 francs.

5 Les fonds de fluctuation de recettes sont reconnus tant qu’ils n’excèdent pas

10% de l’équiv alent d’une année de facturation aux assureurs - maladie.

6 Les intérêts sur fonds propres et prêts de tiers sont reconnus lorsqu’ils sont calculés sur des montants figurant clairement au bilan, à l’exclusion du compte privé, des provisions et des fonds d’amo rtissement. Le rendement ne pourra dépasser le taux de référence de la Banque cantonale neuchâteloise pour une hypothèque en 1 er rang majoré de 3 points. Le montant investi dans le cadre de l'acquisition d'une société anonyme est rémunéré aux mêmes conditi ons, la preuve de l'investissement devant être fournie.

7 Les amortissements sont reconnus pour autant qu’ils respectent les taux admis par le service cantonal des contributions; l'amortissement sur immeuble

est reconnu à hauteur de 4% au maximum sur la val eur de l'estimation cadastrale dès que celle - ci est atteinte au bilan, ou à hauteur de l'amortissement hypothécaire demandé par la banque.

8 Les locations versées au propriétaire - exploitant ou à sa parenté doivent être justifiées. Elles représentent au maxi mum un rendement calculé sur la valeur de l'estimation cadastrale de l'immeuble, au taux de référence de la Banque cantonale neuchâteloise pour une hypothèque en 1 er rang majoré de 4 points.

9 Les dépenses liées à la consommation personnelle de la direction doivent être également comptabilisées en recettes.

Art. 39

1 Les prix de pension sont reconnus dans la mesure où le bénéfice d’exploitation ne dépasse pas le 50% du salaire de direction, déterminé selon l’article 37, alinéa 1, d u présent règlement.

2 Lorsque le bénéfice est plus élevé qu’autorisé, les prix de pension précédemment avalisés sont abaissés proportionnellement jusqu’à concurrence du bénéfice maximum accepté.

Art. 39a

9 ) Les prix de pe nsion reconnus peuvent être plafonnés par voie d'arrêté.

Art. 40

1 Au - dessous d'un taux d’occupation de 85%, les prix de pension ne sont pas reconnus et aucun subside spécial ne peut être versé.

2 Lorsque l’inoccupation est due à des tra vaux effectués dans l'établissement, aucune pénalité n’est appliquée pendant la période correspondante. CHAPITRE 6 Dispositions particulières concernant les établissements reconnus d'utilité publique (établissements LESPA)

Art. 41

1 Les homes médicalisés doivent disposer d'un ou de plusieurs médecins chargés de la surveillance médicale de l'établissement. Ceux - ci doivent faire l'objet d'une nomination qui doit être ratifiée par le département.

2 Le ou les médecin s désignés sont responsables de l'organisation médicale de l'établissement. Ils donnent les ordres médicaux délégués au personnel soignant et médico - thérapeutique.

3 L'avis du ou des médecins responsables est requis par l'établissement pour l'agencement et l'aménagement des installations nécessaires au bien - être général et à la santé des résidant - e - s.

4 L'établissement communique au service toute modification dans la composition et le taux d'activité de son personnel médical.

Art. 42

1 Les homes so nt ouverts aux médecins de leur région.

2 Une convention peut être conclue entre le home et des médecins de la région pour assurer un service médical adapté.

9 ) Introduit par A du 21 décembre 2005 (FO 2005 N° 100) homes m édicalisés homes

Art. 43

1 La nomination en qualité de directeur ou de directrice d'un établissement doi t être ratifiée par le département.

2 L'établissement doit aviser le service du départ du directeur ou de la directrice et des modalités de son remplacement. CHAPITRE 7 Voies de droit et restitution

Art. 44 La procédure de recours est régie par la loi sur la procédure et la

juridiction administratives (LPJA), du 27 juin 1979

10 )

.

Art. 45

11 ) Les décisions du service peuvent faire l'objet d'un recours au département, puis au Trib unal cantonal .

Art. 46

1 Dans le cas de délais administratifs non tenus ou dans les situations visées aux articles 39 et 40 du présent règlement, les établissements doivent restituer tout montant qui s'avérerait indûment perçu.

2 Cette restitution peut faire l'objet d'un intérêt moratoire selon le taux de référence fixé par la Banque cantonale neuchâteloise. L'intérêt est calculé depuis la date du versement dans le cas de délais administratifs non tenus et depuis la date de la demande dans les situations visées aux articles 39 et 40. CHAPITRE 8 Disposit ions finales

Art. 47 Le règlement d'exécution de la loi sur les établissements spécialisés

pour personnes âgées (RELESPA), du 28 mai 1974

12 ) , est abrogé.

Art. 48

1 Le présent règlement entre immédiatement en vi gueur.

2 Il sera publié dans la Feuille officielle et inséré au Recueil de la législation neuchâteloise.

10 ) RSN 152.130

11 ) Teneur selon A du 22 décembre 2010 (FO 2010 N° 5 1) avec effet au 1 er janvier 2011

12 ) RLN V 672